Assistant(e) du Directeur de l'Institut François Jacob H / F

Description de poste

Collecte des contrats et droits de licences
Pour chaque éditeur pour lequel il est nécessaire d'établir rétrospectivement un état des licences et droits logiciels acquis par le Groupe, il effectue les recherches nécessaires afin de collecter les contrats, les documents d'achats et autres preuves de licences. Ces recherches nécessitent l'utilisation des outils de référencement du Groupe ainsi que l'interview des opérationnels IT, équipes achats et juridiques du Groupe. Par ailleurs, dans le cadre de la vie courante, il enregistre au fil de l'eau les contrats, les licences et les renouvellements dans l'outil Flexera FNMS. Il maintient le référentiel des droits acquis pour un ensemble d'éditeurs.

Gérer l'inventaire des déploiements de logiciels
En application des règles de licences propres à chaque produit / éditeur, il définit les besoins de collecte d'information pour évaluer les déploiements réalisés au sein de l'entreprise. Il s'assure du bon fonctionnement des outils de collecte automatisée de l'inventaire du parc et veille en continu à leur maintien en condition opérationnelle avec les équipes en charge de leur déploiement et exploitation.

Calculer les positions de licences
Il réalise le rapprochement des états de déploiement et des acquisitions réalisées afin de produire les positions de licences. Il identifie les écarts de conformité, valorise les éventuels risques financiers associés et communique le reporting vers le management. Il élabore les propositions de résolution des non-conformités et les soumet au management.

Identifier les opportunités d'optimisation
En application des règles de licensing et au travers de l'analyse des déploiements existants, il recherche des axes d'optimisation. En collaboration avec les équipes en charge des déploiements, il construit et valorise les plans de transformation et les soumet au management.

Suivi des contrats
L'intervenant assure le suivi des échéances des contrats de maintenance, souscription ou fourniture de logiciels et synchronise les différents acteurs (Opérations IT, finances, Achats et Juridique) afin d'anticiper les actions nécessaires à leur renouvellement. Il vérifie le périmètre couvrir et communique les contraintes contractuelles et règles de licensing à prendre en compte par les opérationnels pour prendre une décision éclairée vis-à-vis du renouvellement des contrats.

Support aux opérations et projets
Il synthétise et communique les règles de licensing aux équipes en charge des déploiements de logiciels. Il assure un support aux opérations IT pour les questions relatives aux règles de licences et aux conditions d'usage des logiciels. Il participe à l'analyse des coûts de licences dans le cadre des changements ou projets IT.

Profil candidat

1. Formation niveau Bac+5
2. Expérience minimale de 2 à 3 ans dans le domaine de la gestion des actifs logiciels et une très bonne maîtrise de plusieurs éditeurs
3. Connaissance indispensable des règles de licences des éditeurs majeurs (Microsoft, Vmware, Oracle, Red hat, IBM, SAP, Adobe)
4. Maîtrise de la solution Flexera Flexnet Manager : Intégration des contrats / achats, paramétrage des licences, règles d'exclusion
5. Maîtrise de Excel : Création de formules de calcul, de recherche, de traitement et mise en forme des données, import de sources externes
6. Bonnes notions des architectures techniques distribuées : Systèmes Windows / Linux, Bases de données, Solutions de virtualisation, environnements Cloud
7. Capacité à rechercher et analyser la documentation de nature juridique, technique et financière
8. Maîtrise de l'anglais : documentation éditeur, échanges par mail ou téléphone avec les collaborateurs du Groupe ou les représentants des éditeurs
9. Ouverture d'esprit, curiosité intellectuelle, capacité d'investigation et autonomie dans la recherche d'informations
10. Rigueur et capacité à mettre en œuvre des stratégies pour vérifier la qualité, la complétude et la véracité des informations collectées
11. Capacité à organiser, planifier et suivre des actions réalisées par différents interlocuteurs
12. Aisance relationnelle
13. Discrétion et sens de la confidentialité