Assistant(e) de Direction Mars Petcare & Food (H/F/X)

Job Description:

Assistant(e) de direction Mars Petcare & Food (H/F/X)

Localisation : Paris, Saint Denis de l'Hotel (proche Orléans)

Segment : Mars Petcare & Food

Type de contrat : CDI

Ce rôle accompagnera tous les membres de la Leadership Team cluster France Benelux (ainsi que le DG Food) dans les activités précitées.

Les missions d’accompagnement et de support de la Leadership Team Cluster France Benelux auront un impact :

• Sur la qualité de l’image de marque de la société et du Groupe Mars en interne et en externe
• Sur la qualité du support aux membres de la LT
• Sur la communication/relations entre les Associés, la prise en compte des demandes et/ou échanges d’informations

Quel profil recherchons-nous?

• Formation Assistante de Direction / Bilingue – BAC +2 [non obligatoire, l’expérience sera privilégiée à défaut]
• Demande une bonne maîtrise de l’anglais professionnel (écrit/oral)
• Connaissance et maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Quelles seront vos principales responsabilités ?

1 - Support aux membres de la Leadership Team Cluster France Benelux :

• Est responsable de la gestion / organisation des agendas : planifie les dates importantes en début d’année, traite les demandes en fonction des priorités et besoins de la LT, anticipe les conflits d’agendas
• Assure la tenue de l’agenda du Cluster leader : enregistre toutes les dates connues à l’année, les RdV, programme les préparations en amont des événements importants, répond aux demandes de RdV / invitations ext. planifie tous les RdV récurrents - gère de façon optimale les demandes et modifications d’agenda avec ses homologues FR/EU et alerte sur les last minute changes, envoie les infos requises à différents organismes (Ilec, etc …)
• Apporte le support au quotient au cluster leader afin de lui permettre de maximiser son efficacité.
• Assure le support agenda du DG Food : meetings du cycle, les slots équipe ainsi que les trajets STD
• Prend en charge l’organisation des activités et événements (nationaux / internationaux) liés au business tels que la logistique des visites marché (participation à ces événements lorsque requis, y compris en Belgique et aux Pays Bas)
• Assure un suivi / coordination de l’information auprès des membres de la LT : gestion des RdV, planning hebdo pour diffusion, planning des congés, dossier de signatures, courriers/scans/impressions, demandes spécifiques, avec le niveau de réactivité adéquat, support à l’organisation personnelle, rappel des événements importants.
• Est force de proposition pour contribuer à améliorer l’efficacité et l’engagement de l’équipe de direction au quotidien.
• Assiste les membres de la LT dans leurs tâches administratives (maj MyTime, NDF, demandes spécifiques), coordonne les déplacements individuels / collectifs, inscriptions à des conférences, réservations de salles à MPA ou en ext avec anticipation et proposition des meilleures alternatives.
• Assure l’intégration des nouveaux membres de la LT incluant le support à l’organisation de leur programme d’induction.
• CMT Administrator : assiste le CMT Project Mgr pour coordonner les réunions (avec prise de minutes) lors de situation de crise - organisation de Calm training, MAJ des informations pour STD sur le portail dédié.
• Points Business Petcare, événements spécifiques : s’assure de l’excellence opérationnelle (support technique, qualité des supports…), envoie les invitations, met à disposition les recordings sur les espaces partagés.
• Legal : organise les formations droit de la concurrence en collaboration avec le Dir Juridique, prépare les délégations de pouvoirs ou autres documents requis.
• Suivi des abonnements - commandes matériels, fournitures, cartes de visite, accessoires IT.
• Traductions.
• D’une manière générale, facilite la vie pratique de la LT.

2 – Support administratif global :

• Coordination et organisation des différentes visites / réunions sur site (salles, affichage, boissons, taxis, block booking, demandes d’aménagement spécifiques).
• Veille à la qualité de l’environnement de travail, remonte les améliorations potentielles aux responsables et en fait le suivi : propreté, clean desk policy, fonctionnement IT, dégradations etc.
• ‘Casquette office’ sur le rangement bureau (message clean desk avant les events STD, et/ou MPA).
• Support à la réservation des salles (en restricted) à STD ou salles MPA (pour les VIP ou hors Associés LT).
• Gestion de l’information : courrier arrivée - ventilation information orale / écrite - mails aux Associés avant des visites importantes sur site, informations sécurité, travaux, changements de process.
• Support à l’organisation des petits déjeuners nouveaux / promus trimestriels avec secrétaire site.
• Responsable des accès aux différents Sharepoints LT / Teams.
• Assure la mise à jour des listes de diffusion société / business.
• Garantie la mise à jour trimestrielle de la base de données des sites pour Mars (Units Guide Editor STD).
• Relais pour l'ensemble des contacts groupe / de la DG.
• Saisie des commandes dans Ariba / Candex (création vendor, suivi, approbation factures etc.).
• Gestion des documents (classement / archivage).
• Support technique LT ou Associés.
• Membre de l’IT Forum : identifie les potentiels problèmes à résoudre pour les utilisateurs et s’assure des progrès jusqu’à leur résolution.
• Assure un suivi avec l’IT pour les supports LT, Town Halls ; fait le suivi des incidents (STD- salles MPA).
• Navette Gare – STD pour les commuters : gestion fichier pour les nouveaux commuters / envoi accès / approbation factures mensuelles.
• Support aux divisions en général.

Ce que vous pouvez attendre de Mars?

• Travaillez avec plus de 140 000 associés diversifiés et talentueux, tous guidés par les cinq principes.
• Rejoignez une entreprise motivée, où nous nous efforçons de construire le monde que nous voulons demain, aujourd’hui.
• Un soutien de premier ordre en matière d’apprentissage et de développement dès le premier jour, y compris l’accès à notre université interne Mars.
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