Assistant de Direction (H/F) – 100% – Direction Générale

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple missionde soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

MODELE JOURNALIER

· Modèle journalier : 7h30

· Modèle hebdomadaire: 37h30

· Amplitude de présence: 8h à 18h30 (en fonction du planning établi avec la collègue assistante pour assurer la continuité du service)

· Congés annuels: 28 jours

· RTT: 15 jours

· NBI (pour les fonctionnaires)

Mission

A la suite d’une évolution professionnelle, nous recherchons une assistante de direction à la Direction Générale des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg.

Les missions principales sont les suivantes:

• Missions d’accueil

• Gestion d’agendas complexes et mouvants avec une grande autonomie et anticipation

• Préparation de réunions internes ou externes en vous assurant que les dossiers nécessaires ont été préparés et sont disponibles en avance des dites réunions

• Réalisation de travaux administratifs et de travaux de gestion:

Elaboration ou complétude de documents et de dossiers

Elaboration d’outils de suivi

Elaboration de comptes rendus

Rédaction de courriers

Réalisation de mailings, de publipostages

Tenue et mise à jour de bases de données

Aide à la préparation des rendez-vous

Classement/archivage

Gestion des commandes

• Organisation des déplacements de manière fluide

• Mise à jour hebdomadaire de la mallette de garde

Les missions peuvent être amenées à être complétées et à évoluer.

Profil

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

La discrétion professionnelle est indispensable dans l’exercice des missions. La polyvalence, un bon sens de l’organisation, la capacité à prioriser les tâches et activités, une bonne maîtrise du pack office bureautique ainsi que d’excellentes compétences en communication sont essentielles pour assurer cette fonction.

• Disposer de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles

• Savoir prioriser les tâches et disposer d’un très bon sens de l’organisation, dans un contexte exigeant

• Etre force de proposition, réactif, capable de prendre des initiatives et de s’adapter à l’imprévu

• Etre en capacité de travailler en équipe

• Savoir synthétiser, reformuler

• Maîtriser des fonctions avancées des logiciels bureautiques comme Word, Outlook, Excel, Power point

FORMATIONS REQUISES – EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

Vous justifiez d’une expérience préalable sur un poste similaire, dans un environnement exigeant et demandant une grande autonomie.