OFFICE MANAGER H / F

L&A Partners est un cabinet spécialisé dans la recherche de cadres et dirigeants en Assurance.

Dans le cadre d'un poste à pourvoir chez l'un de nos clients, compagnie internationale dans le secteur du courtage en réassurance non vie, un office manager H / F.

Rattaché au directeur général vous aurez pour missions :

• L'organisation des réunions (avec les clients ou autres), la réservation de salles, gestion des réservations au restaurant avec les clients.
• Préparation des supports de communication en amont des réunions avec les clients.
• Organiser les déplacements locaux et internationaux, y compris la gestion des formalités visa, préparation des itinéraires, réservation des hôtels.
• Préparation des notes de service : Prépare et met en forme l'information pour une diffusion interne et externe. Cela peut inclure la rédaction de courriers et de notes de service, la création de présentations, la transcription de dictées, la révision, la relecture et la recherche sur Internet.
• Gestion des archives : Gérer les systèmes de classement papier et électronique. S'assurer que tous les processus administratifs sont conformes aux exigences de l'entreprise, légales ou réglementaires et évolutifs, en recourant autant que possible à l'automatisation.
• Gestion des notes de frais / remboursements et factures.
• Transmission des informations comptables / relais au niveau des opérations comptables avec l'international.
• Poste avec une forte orientation client : Vous serez la vitrine de la société en adoptant un comportement équitable et éthique avec tous les clients (internes et externes).

Développer des relations solides avec les équipes opérationnelles et la direction du groupe. Développer des relations solides avec les collaborateurs directs de son manager.

• Maintenir un portefeuille de fournisseurs privilégiés, par exemple pour les services d'hôtellerie et de conférence, les services de taxi et les restaurants.
• Développer des relations solides avec les fournisseurs.
• Négocier avec eux afin d'obtenir le meilleur équilibre qualité-service-prix.

Nous recherchons une personne motivée et enthousiaste, forte d'une expérience réussie et d'une solide expérience dans l'accompagnement de plusieurs membres de l'équipe de direction, capable de travailler avec flexibilité et efficacité, en adéquation avec les besoins de l'entreprise et des parties prenantes. Le / la candidat(e) retenu(e) aura l'opportunité de rejoindre notre organisation dynamique, à temps plein, à titre permanent. Il / Elle devra posséder d'excellentes compétences organisationnelles et de communication, ainsi qu'un grand souci du détail.

Le / La candidat(e) retenu(e) sera chargé(e) d'apporter un soutien exécutif à un maximum de trois membres de l'équipe de direction, notamment en matière de gestion de l'agenda et des déplacements.