Gestionnaire administratif académique

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.

Le pôle Support Académique est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Le pôle Support Académique est également en charge de la gestion des bourses, exonérations et prêts, ainsi que du conventionnement des formations.

Rattaché(e) au responsable du pôle support académique, vous aurez pour mission de gérer les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l’inscription à la diplomation.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

1. Participer aux enquêtes et statistiques au sujet des étudiants en lien avec le responsable du pôle Support Académique ;
2. Gérer les notes : collecter les notes auprès des enseignants, les vérifier et les importer en base de données, les publier en ligne, pour l'ensemble des formations de l'École polytechnique.
3. Instruire les demandes de vérifications de diplômes des anciens étudiants sur demande d'organismes extérieurs (notamment employeurs potentiels) ;
4. Organiser les enquêtes d’évaluation des enseignements auprès des élèves, à l'issue de chaque enseignement ;
5. Assister le / la responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys ;
6. Organiser l'archivage pérenne des notes et des diplômes ;
7. Préparer les documents supports des jurys et conseils des études ;
8. Au sein du front office, éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats…
9. Participer à l’inscription administrative des étudiants, établir et diffuser des attestations d’inscription;
10. Contribuer à l’édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats;
11. Contribuer à la rédaction des modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions;
12. Participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment, l’organisation des cérémonies des diplômes ;
13. Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées
• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Profil recherché

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’un diplôme de niveau bac+3, vous justifiez première expérience dans la gestion administrative.

Ce poste s’adresse à un profil une appétence pour le service client et une aptitude à travailler dans un contexte organisé et rigoureux. Il devra par ailleurs faire montre d’une réelle aisance dans l’utilisation des outils bureautiques et plus particulièrement les tableurs (Excel).

Une bonne maîtrise de l’anglais est nécessaire.