Technicien-ne en gestion administrative

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Observatoire de Paris-PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, disposant du statut particulier de Grand Etablissement.

Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. Fort de son expertise, l’Observatoire de Paris-PSL collabore avec les acteurs principaux de l’astronomie à l’échelle internationale.

L’Observatoire de Paris est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 380 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS, etc.). Avec l’ensemble des personnels hébergés, l’Observatoire représente près de 800 personnes.

Activités principales

Le poste est basé au sein du LUX (Laboratoire d'étude de l'Univers et des phénomènes eXtrêmes).

L’effectif total du LUX est de 100 personnes. Il est situé sur 3 sites géographiques : Observatoire de Paris (Sites de Paris et Meudon) et Sorbonne Université (Site de Jussieu).

le (la) technicien-ne en gestion administrative travaillera principalement sur le site de Meudon avec des déplacements prévus sur le site de l’observatoire à Paris 14ème.

Il/elle interagira au quotidien avec l’administratrice et les membres de l’équipe administrative, ainsi qu’avec les responsables d’équipes de recherche et de projets. Il/elle sera placé sous l’autorité directe de l’administratrice.

Au sein des services administratifs du LUX composé de 6 agents, le (la) technicien-ne en gestion administrative interagira au quotidien avec l’administratrice ainsi qu’avec les responsables d’équipes de recherche et de projets dont il (elle) aura la charge.

Il (elle) réalisera des actes de gestion administrative, dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière des établissements.

Activités principales :

· Réaliser des actes administratifs et financiers en conformité avec la réglementation (commandes, missions, …)

· Régler les situations d'anomalies avec les interlocuteurs internes et externes.

· Suivre les crédits et les dépenses d'opérations.

· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires et les classer/archiver.

· S'informer et informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation.

· Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et répondre aux demandes d’informations des autres départements et services des tutelles et de l’extérieur (Fournisseurs, …)

· Organiser et mettre à jour les bases de données servant au pilotage budgétaire du laboratoire - Interagir avec les services financiers des tutelles

· Participer éventuellement à l'organisation logistique de colloques, manifestations, conférences

· Participer à des actions ponctuelles de gestion concernant l’ensemble du laboratoire

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

· Comprendre les textes réglementaires de la dépense publique en vue de leur application.

· Suivre les procédures et appliquer la réglementation à des cas concrets.

· Expliquer la réglementation applicable et faciliter les démarches dans des situations courantes de gestion financière.

· Connaitre les outils informatiques de bureautique et de gestion (SIFAC, GESLAB) serait appréciable

· Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances, gérer les priorités

· Savoir travailler en équipe.

· Savoir rendre compte.

· Organiser, mettre à jour et classer les documents de référence.

· Compréhension et expression écrite et orale en anglais serait un plus.

Rémunération :

Fonctionnaire titulaire : grille indiciaire TECHNICIEN

Contractuel : grille de rémunération contractuels de l'établissement, en fonction du profil et de l'expérience professionnelle

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.