Un Assistant de gestion administrative de […]

Un Assistant de gestion administrative de la Direction Culture Jeunesse et Sport et chargé de l'accueil au Manoir des livres

Candidature jusqu'au 19 mai 2019.
Annemasse Agglo recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative de la Direction Culture Jeunesse et Sport et chargé(e) de l'accueil au Manoir des livres (H/F).
Temps plein (37h30), Contractuel / Titulaire.
Filière : Administrative.
Catégorie statutaire : Adj. Administratif (Cat. C).
Rémunération : entre 1450 et 1500 € net.

La Direction de la Culture, de la Jeunesse et des Sports embrasse un spectre large de thématiques liées à la vie des habitants sur le territoire : les loisirs, l’accueil d’enfants hors temps scolaire, l’épanouissement culturel et sportif…

Les compétences de la direction demeurent ainsi en cours de structuration : sur le plan culturel, à travers notamment la mise en réseau des bibliothèques prévue pour juin 2019, l’ouverture prochaine du manoir des livres et de la maison d’écrivain dédiée à l’écrivain Michel BUTOR, composantes de l’Archipel BUTOR.

1/ Gestion administrative, technique et financière du secrétariat de la DCJS

• Examiner, évaluer et soumettre pour validation les dossiers de demandes de subventions culturelles.
• Rédiger, envoyer et classer les courriers et mails avec ou sans orientation des chefs de service.
• Planifier et préparer les réunions, réserver les salles et transmettre les documents préparatoires.
• Participer et prendre des notes lors des réunions, rédiger et transmettre les comptes rendus.
• Orienter les sollicitations téléphoniques.
• Distribuer le courrier.
• Assurer le suivi de la documentation spécialisée.
• Recenser les besoins et commander les fournitures de bureau.
• Editer les fiches de relevé d’activités dans le respect des délais.
• Rappeler les échéances budgétaires et administratives imposées par les services internes aux chefs de service de la direction.
• Mettre en oeuvre le paiement des subventions.
• Liquider les factures validées par les services.
• Coordonner la maintenance des véhicules du service.
• Accompagner la formalisation des documents de marchés publics.
• Extraire les données utiles à la préparation ou au suivi budgétaire des services.
• Saisir les demandes de crédits lors de la préparation budgétaire.
• Rédiger, transmettre et contrôler le retour des conventions avec les partenaires.
• Contrôler le respect des échéances fixées dans les conventions.

2/ Suivi des projets et activités du service Culture

Sous l’autorité de la Responsable de l’Archipel BUTOR, vous serez en charge d’assurer les missions suivantes :

3/ Accueil du public, gestion de la boutique et de la billetterie au sein de l’Archipel BUTOR à Lucinges (régisseur principal)

• Gestion de la billetterie et des ventes de la boutique (régisseur principal).
• Gestion des stocks de la boutique et commandes.

4/ Gestion administrative et financière de l’Archipel BUTOR

• Accueil physique et téléphonique.
• Prise de réservation et gestion du planning de visites.
• Participation aux réunions de service et rédaction des comptes rendus.
• Rédaction des bons de commande, orientation du suivi des factures.
• Rédaction des courriers et envois postaux.

5/ Ponctuellement, accueil d’artistes en résidence et aide au montage des expositions temporaires du Manoir des livres

Votre profil

• Formation en secrétariat / Gestion des collectivités locales.
• Maitrise des logiciels Word, Excel, Power point.
• La connaissance du logiciel de finances Ciril serait un plus.
• Efficacité dans la gestion administrative et budgétaire.
• Respect des délais et des exigences réglementaires de la FPT.
• Capacités rédactionnelles et autonomie.
• Capacité à proposer des outils de travail / procédures performants.
• Capacité de travail en équipe.
• Intérêt pour la culture en général.
• Sens de l’accueil.
• Pratique de l’anglais sera un plus.

Les petits plus

Prime de fin d’année (proratisée), tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail (abonnement train et bus uniquement à hauteur de 50%), Participation d’Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire des agents, comité d’entreprise : le CNAS.

Organisation de travail

Temps de travail de 37h30 par semaine avec une ½ journée d’absence temps libre le samedi matin. 29 jours de congés annuels. Partage du temps de travail entre le siège d’Annemasse Agglo et l’Archipel BUTOR à Lucinges. Travail le samedi après-midi et présence ponctuellement en soirée lors des manifestations culturelles. Repos le lundi.

Merci d’adresser votre candidature (CV accompagné OBLIGATOIREMENT d’une lettre de motivation, des trois dernières évaluations d’entretien et des diplômes) à Monsieur le Président d’Annemasse Agglo, en précisant l’intitulé exact du poste, par email à : recrutement@annemasse-agglo.fr