SEC-GEN : Secrétaire assistante du Bureau Documentation et Archives H/F

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

SEC-GEN : Secrétaire assistante du Bureau Documentation et Archives H/F

Description du poste

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

SEC-GEN : Secrétaire assistante du Bureau Documentation et Archives H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Au sein du Secrétariat général, le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de concevoir la politique immobilière et la politique des services, sur le périmètre des ministères économiques et financiers, en liaison avec les directions et services.

Il apporte l’expertise nécessaire à la gestion, et peut assurer pour la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations.

Il assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion de prestations liées à l’environnement professionnel.

Il est responsable de la sécurité et de la sûreté dans les bâtiments de l’administration centrale, y compris en ce qui concerne la sécurité des personnes et des biens.

Il emploie près de 790 personnes et dispose d'un budget d'environ 130 M€.

Descriptif de l'employeur (suite)

Au sein de la sous-direction des services, le Bureau Documentation et Archives (BDA) est en charge de la politique documentaire et archivistique, et il assure la gestion des crédits de documentation, des centres de documentation et du service des archives économiques et financières.

Au sein de l'équipe de 69 personnes sont ainsi gérés les centres de ressources documentaires pour les publics interne (CRD) et externe (CEDEF), ainsi que le service des archives économiques et financières (SAEF). Le bureau assure la gestion des achats et crédits de documentation sur le périmètre de l’administration centrale.

Description du poste

Le (la) titulaire du poste assure le secrétariat du bureau BDA, et contribue à l'organisation collective des secrétariats du service.

A ce titre, il lui est demandé notamment de :

1. Gérer l'agenda de la cheffe de bureau, de son adjointe et de la cheffe du pôle documentation, d'assurer l'organisation et la préparation des réunions sollicitées par l'équipe d'encadrement, de suivre les échéances et de gérer les frais de mission, réaliser des outils de suivi.
2. Traiter le courrier (arrivée et départ) et en assurer la diffusion et le classement via Dossiel, puis Eparaf, et d'enregistrer dans le chrono du bureau, en s'assurant de la bonne mise en forme.
3. Gérer les fournitures.

Dans le courant de l'année, en particulier pendant les congés, il/elle participe à l'organisation d'un intérim avec les autres assistantes des autres bureaux du service de l'immobilier et de l'environnement professionnel.

Au-delà des fonctions de secrétariat, le (la) titulaire du poste joue un rôle transversal au sein du BDA :

1. il/elle est correspondant cadre de vie et correspondant UGAP pour veiller aux problématiques logistiques et matérielles du bureau.
2. il/elle coordonne les demandes de stage de formation interne auprès d'organismes spécialisés pour les archivistes et les documentalistes du bureau, en dehors de l'IGPDE.

Le (la) titulaire du poste participe aux activités du pôle documentation :

1. il/elle gère une partie des commandes documentaires.
2. il/elle participe à l'accueil du public au kiosque une fois par semaine.
3. il/elle gère des inscriptions aux ateliers du CRD.

Conditions d'exercice particulières

Télétravail possible, limité à deux jours/semaine.

Description du profil recherché

Le poste requiert une aisance relationnelle, de la rigueur dans le suivi des dossiers, une bonne capacité à gérer les priorités, et de la réactivité.

Il est attendu également des compétences rédactionnelles et la maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) nécessaires pour la production et le suivi des dossiers.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique

Télétravail possible

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

139 rue de Bercy 75012 PARIS

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

Gaëla BRU, cheffe de bureau. gaela.bru@finances.gouv.fr 01.53.18.89.56

Informations générales

Référence

2025-21954

Date de début de publication

19/02/2025

Date limite d'envoi des candidatures

Documents requis pour postuler

INFORMATIONS IMPORTANTES A L'ATTENTION DES CANDIDATS : Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées. Merci de joindre un CV détaillé ainsi qu'une lettre de motivation reprenant la référence de l'offre et l'intitulé exact du poste proposé.

Directions et Services

Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP)