[DPMT / DIRECTION]Assistant.e de direction DPMT (H/F)

La DPMT met en œuvre la politique et les orientations stratégiques institutionnelles au sein des 2 Pôles d'Activité Médicale (PAM) qui lui sont rattachés : PAM Biologie-ACP et PAM Imagerie. Pour ce faire, elle s'appuie sur une équipe de 19 collaborateurs et 7 cadres supérieurs de santé positionnés dans les groupements.

La DPMT est pilotée par 3 directeurs : un directeur, un directeur adjoint et un directeur des soins. Le secrétariat de la DPMT est placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice de la DPMT.

Le poste proposé est localisé sur le site administratif de Lacassagne au 7ème étage du Bâtiment A.

Votre mission:

1. Accueil physique et téléphonique. Coordination et gestion des agendas (organisation de réunions, réservation de salles et véhicules), organisation des déplacements (ordres de mission), gestion des consommables et matériels.
2. Suivi du courrier, mise en forme et archivage des documents (courriers, rapports, ...).
3. Missions spécifiques : suivi des dossiers d'instances (CSE, CTEL…), publication des postes DPMT, référente communication (mise à jour des documents de communication externes et internes : annuaires, organigrammes), organisation d'événements (préparation de l'accueil des nouveaux arrivants, ...).
4. Coordination administrative du Plateau d'Imagerie Médicale Mutualisée (PIMM) : assistance à la synchronisation des plannings médicaux des radiologues HCL intervenant sur les établissements partenaires du PIMM (Vienne, Givors, Villefranche), en appui des secrétariats d'imagerie.

Qualification:

Formation de secrétariat, gestion administrative. Une expérience d'assistant de direction est une plus-value.

Compétences:

Relationnelles: nombreux interlocuteurs, écoute, confidentialité.

Organisationnelles: savoir prioriser pour la gestion des agendas.

Techniques: Maîtriser la bureautique informatique et son environnement (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), utilisation des réseaux sociaux professionnels et des outils de travail collaboratifs (TEAMS).

Savoir-être:

Posséder un bon esprit d’équipe, sens des responsabilités, tact, discrétion. Rigueur dans l'exécution des tâches et la communication des informations. Disponibilité, ponctualité, assiduité. Respecter les règles de confidentialité qui prévalent dans la fonction publique hospitalière.

• Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

• Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.