Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) – 100% – Direction des ressources huma[...]

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Mission

Sous la responsabilité de la directrice adjointe des ressources humaines, le/la coordinateur(trice) des secrétariats médicaux supervise la cellule de coordination des secrétariats médicaux (CSM) des HUS.

Celle-ci assure plusieurs missions principales :

• La réalisation d’études organisationnelles des secrétariats médicaux
• Le pilotage de projets institutionnels transversaux
• La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services RH concernés
• La responsabilité de l’Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)

Missions et activités principales

Missions principales

• Pilotage des activités des secrétaires médicales en animant une équipe de deux professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.
• Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité
• Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
• Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, en coordination avec les interlocuteurs internes et externes
• Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting

Activités

Réalisation, mise en œuvre et suivi des études organisationnelles relatives aux secrétariats médicaux :

• Pilotage des études organisationnelles

Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des Secrétaires Médicaux(cales) :

• Gestion des effectifs
• Gestion des tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)
• Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
• Accompagnements individuels et collectifs
• Gestion du pool de remplacement des secrétaires médicaux(cales)
• Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
• Participation aux jurys d’examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies

Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine de compétences :

• Cellule d’identito-vigilance.
• Commission des usagers.
• Groupes de travail relatifs à la mise en place de nouveaux outils

L’Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :

• Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale Entretiens et sélection des candidats
• Elaboration du contenu pédagogique de la formation
• Dispense de cours sur différentes thématiques
• Suivi de l’apprentissage de chaque élève
• Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
• Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève

Profil

• Analyser et optimiser un processus
• Traduire la stratégie en orientations, en plans d’actions, et en moyens de réalisation
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné
• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels et accompagner les professionnels au changement
• Fixer des objectifs, mesurer des résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Piloter, animer, communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe
• Méthodologie de la gestion de projets
• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point
• Aisance avec l’outil informatique, facilitant l’appropriation rapide des logiciels institutionnels
• Capacité à mener des entretiens de recrutement

Savoir être

• Aisance relationnelle, capacité à s’adapter et à se positionner face aux différents interlocuteurs
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités, gestion du stress
• Capacité d’organisation et d’anticipation ; rigueur et fiabilité dans le travail

Prérequis

• Licence ou Master 1 ou 2 en management, gestion des ressources humaines, gestion et organisation d’établissements sanitaires et sociaux
• Expérience de secrétaire médicale en établissement de santé (5 ans minimum)
• Expérience de management d’équipe et conduite de projet, étude de processus et/ou d’organisation souhaitée
• Connaissance indispensable de l’organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et services médicotechniques

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg mettent tout en œuvre pour rendre accessible les postes ouverts aux personnes en situation de handicap

Date de fin de publication : 07/05/2025