Chargé.e de mission auprès de la direction générale des services (F / H)

PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL. Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm. Elle dispose d'une fondation, la Fondation PSL.

Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires. Elle fait d’eux des citoyens conscients de la responsabilité individuelle, sociale et environnementale.

Elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est aussi lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA).

L’université PSL entend asseoir et construire sa renommée à l’international, en poursuivant la coopération entre l’université centre et ses établissements-composantes. Ce modèle d’organisation implique d’accompagner les pratiques et les usages, dans le but d’améliorer l’accès de l’information à tous, la coopération et la collaboration.

Activités principales

Rattaché.e directement à la direction générale des services, la ou le chargé.e de mission s’inscrira dans une relation étroite et privilégiée à la directrice générale des services, et saura, par son agilité et son esprit de solidarité, agir pour contribuer à la fluidification, et à optimiser la préparation et la circulation des dossiers entre la direction générale et les services.

La ou le chargé(e) de mission, sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale des services, préparera l’ensemble des dossiers en lien avec les activités, les réunions, les instances de gouvernance politique et administrative de l’institution, ainsi que les interventions diverses de celle-ci.

Etroit.e collaborateur-rice de la DGS, elle ou il en sera la-le représentant(e) et l’assistera dans la gestion des dossiers qui lui seront confiés.

Pour cela, elle ou il aura des rôles de coordination et de préparation forts, et saura travailler en mode-projet afin de faciliter la récolte d’informations à destination de la DGS, et produire les éléments nécessaires à la prise de décisions stratégiques :

• Production, gestion et traitement de l’information
• Préparation en amont des réunions de la DGS
• Réaliser des supports de présentation
• Assurer la bonne exécution des actes et livrables de la DGS
• Participer aux projets internes et externes de la DGS
• Interagir et coopérer avec le comité de direction, le comité des DGS
• Soutien et appui à la directrice générale des services
• Rédaction de notes ou autres supports en lien avec les dossiers suivis par la DGS ; (projets d’études et d’analyses sur l’actualité juridique de l’ESR, des politiques publiques rattachées et élaboration de benchmarks)
• Représentation de la DGS dans certains groupes de travail internes et externes
• Construire une méthodologie de reporting et proposer une organisation de travail collaboratif avec la DGS
• Proposer et constituer un kit de relevés de décisions et de comptes-rendus

Activités associées

• Superviser l’activité du secrétariat de la direction générale
• Superviser la gestion de l’agenda de la DGS et la préparation des dossiers journaliers
• Superviser la gestion logistique du fonctionnement de la direction générale
• Contribuer à l’amélioration des processus de travail de la direction générale

Profil du candidat

Savoir-faire opérationnel

• Maîtrise de l'ingénierie de projet
• Capacité à travailler en transversalité
• Capacité à gérer l'urgence ou l'imprévu

Compétences numériques

• Maîtrise du pack Office
• Maîtrise de tableaux et supports de présentation et de reporting utiles à la prise de décision

Compétences linguistiques

• Anglais : Niveau CECRL : B2

Savoir-être

• Rigueur et organisation
• Discrétion professionnelle et confidentialité

Diplôme et expérience professionnelle

• Niveau d’études minimum requis : BAC+4
• Domaine(s) d’études requis : Sciences politiques, droit public
• Niveau d’expérience minimum requis : Expérience confirmée sur un poste similaire – Minimum 2 ans