Chargé de projet événementiel H/F

L’association Empreintes, acteur engagé dans la lutte contre les exclusions et l’accompagnement des personnes en situation de précarité, célèbre ses 10 ans en septembre 2025.

À l’occasion de cet anniversaire, nous organisons un événement public, réunissant principalement nos salariés, les familles, les personnes accompagnées, nos partenaires privés et institutionnels, lors d’un après-midi et d’une soirée festive. Au programme : conférences/débats, village associatif, animations pour les enfants et concerts.

Cet événement sera une occasion importante de faire connaître l’association et ses missions, de recruter des bénévoles et de collecter des dons.

Pour assurer la réussite de cet événement, nous recrutons un(e) chargé(e) de projet événementiel, qui aura pour mission de coordonner l’ensemble des activités de préparation, de logistique, de communication et de recherche de partenariats de cet événement.

Vos missions :

En tant que chargé(e) de projet événementiel, vous travaillerez sous la supervision directe du responsable de la communication et en collaboration avec les équipes de l’association. Vos missions seront les suivantes :

Conception et planification de l’événement

1. Définir le programme détaillé de la journée en lien avec les objectifs de l’association (visibilité, recrutement de bénévoles, collecte de dons).
2. Organiser les différents pôles de l’événement : conférences, village enfants, stands partenaires, espace restauration, concerts et animations.
3. Proposer un fil rouge engageant et fédérateur pour l’événement, en accord avec les valeurs de l’association.

Gestion des partenaires et des intervenants

1. Identifier et contacter les partenaires, artistes et intervenants (conférenciers, témoins, animateurs) pour les activités et conférences.
2. Négocier et formaliser les contrats ou conventions avec les prestataires, artistes et intervenants.
3. Coordonner les besoins logistiques des partenaires et intervenants (transport, hébergement, matériel).

Recherche de sponsoring et de partenariats

1. Collaborer avec le responsable de la communication à la création du dossier de sponsoring et de partenariat pour l’événement.
2. Identifier et solliciter des partenaires et sponsors potentiels (entreprises, collectivités, institutions) pour financer des aspects spécifiques de l’événement ou fournir des ressources matérielles.
3. Assurer le suivi des relations avec les partenaires et sponsors pour garantir leur engagement et leur visibilité durant l’événement.
4. Collaborer avec le responsable de la communication pour assurer une visibilité optimale des sponsors sur les supports de l’événement.

Gestion des bénévoles

1. Élaborer un plan de recrutement et de formation des bénévoles en lien avec les besoins de l’événement (accueil, buvette, sécurité, etc.).
2. Gérer la coordination et le planning des équipes de bénévoles durant l’événement.
3. Assurer un suivi et un encadrement des bénévoles pour garantir leur mobilisation et leur satisfaction.

Logistique de l’événement

1. Superviser la mise en place de tous les aspects logistiques : scène, sonorisation, éclairage, sécurité, signalétique, matériel pour les stands.
2. Coordonner les aspects techniques et logistiques avec les prestataires (sécurité, location de matériel, food trucks, buvettes).
3. Prévoir les équipements nécessaires pour les activités et veiller à leur installation le jour J.

Communication et promotion de l’événement

1. Collaborer avec le responsable de la communication pour élaborer un plan de communication autour de l’événement : réseaux sociaux, médias locaux, newsletters.
2. Contribuer à la création de supports de communication (affiches, flyers, dossiers de presse).
3. Assurer la relation avec les médias et participer à la gestion des réseaux sociaux durant l’événement.

Suivi administratif et budgétaire

1. Assurer le suivi du budget alloué à l’événement et optimiser les coûts.
2. Assurer le suivi administratif des contrats et conventions (prestataires, artistes, partenaires).
3. Rédiger un bilan de l’événement et des recommandations pour de futures manifestations.

Profil recherché :

Les « savoirs » : Formation et diplômes

1. Bac +3 à Bac +5 en événementiel, communication, gestion de projets ou équivalent.
2. Expérience de 2 ans minimum dans l’organisation d’événements, idéalement dans le secteur associatif ou pour des événements de sensibilisation.
3. Expérience en recherche de partenariats ou de sponsoring appréciée.
4. Une première expérience dans la coordination de bénévoles et la gestion de prestataires est un plus.

Les « savoir-faire » : Maitrise de la mise en œuvre des techniques, méthodes et outils

1. Excellentes compétences en gestion de projets et capacité à coordonner plusieurs activités simultanément.
2. Compétences en développement de partenariats et relationnel avec les entreprises.
3. Connaissances en logistique événementielle (gestion de matériel, sécurité, planning).
4. Maîtrise des outils informatiques (suite Office, outils de planification de projets).
5. Bonne connaissance des outils de communication (réseaux sociaux, supports print et digitaux).

Les « savoir-être » : Ensemble des aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste

1. Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités.
2. Sens du relationnel et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (bénévoles, partenaires, prestataires).
3. Forte autonomie, rigueur et proactivité.
4. Sensibilité aux valeurs de solidarité et d’entraide, en adéquation avec la mission de l’association.

Conditions de travail :

Lieu de travail : Principalement au siège social de l’association avec des déplacements sur le lieu de l’événement et chez les partenaires.

Rémunération : Selon profil et expérience, avec remboursement des frais de déplacement et autres frais liés à l’événement.

Date de début : Janvier 2025 pour une durée de 10 mois.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 10 mois

Rémunération: 28000,00€ à 45000,00€ par an

Avantages:

• Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue: 02/01/2025