CHARGE( DE PROJET EVENEMENTIEL

Rejoignez notre équipe dynamique et engagez-vous dans la réalisation d'événements exceptionnels au sein d'un environnement empreint de valeurs de paix, de tolérance et de solidarité, héritage des idéaux fondateurs de la Cité internationale.

Le/la chargé(e) de projet événementiel répond à la demande du client, propose une solution, met en œuvre et assure le suivi des évènements, dans le cadre d’évènements commerciaux, institutionnels, ou publiques. Il/elle établit un devis, coordonne, planifie, et contrôle les différentes tâches liées à l’organisation de l’événement. Il assure le lien entre la Fondation et les différents intervenants.

Vos principales activités seront les suivantes :

Développement d’activité - Analyse du besoin et conseil

• Mettre en œuvre la politique commerciale de la Fondation (CA, objectifs, thématiques) en respectant les valeurs de la Fondation
• Mettre en œuvre les plans d’action en fonction des objectifs définis (prospection, taux d’occupation, marge,…)
• Analyser les attentes pour identifier les besoins en matière d’organisation
• Etudier la faisabilité du projet dans sa dimension technique, logistique et financière
• Présenter le projet pour validation

Développement commercial

• Prospection de nouveaux clients, suivi et fidélisation du portefeuille, identification d’opportunités et contribution à la croissance de l’activité

Gestion administrative et commerciale du dossier

• Effectuer les chiffrages, proposer un devis et négocier avec le client
• Elaborer les conventions et contractualiser l’opération avec le client (devis, arrhes)
• Suivre et garantir le versement des arrhes en collaboration avec l’assistant(e)
• Clôturer l’évènement, élaborer le procès-verbal de l’évènement et transmettre le dossier pour facturation
• Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives de l’événement par rapport aux objectifs définis
• Participer aux réunions commerciales et préparer les reportings

Production et coordination des évènements

• Elaborer techniquement l’événement et planifier son organisation
• Mettre en place et réaliser les repérages avec le client (techniques, prestataires et espaces) et déjeuner test
• Effectuer les synthèses des repérages et élaborer les fiches de production
• Effectuer les demandes d’état des lieux auprès des services interne
• Mettre à jour les informations dans le logiciel AGORA
• Transmettre les informations aux prestataires et équipes internes et effectuer les réunions de briefing (feuille de route/ réunions traiteurs et sécurité)
• Superviser, coordonner l’évènement sur site

Coordination des prestations additionnelles externes

• Recevoir les devis et commander les prestations (audiovisuel, hôtesses d’accueil, nettoyage, sécurité, team building…)
• Vérifier la conformité des prestations et transmettre le devis pour signature et commande
• Coordonner l’organisation de l’évènement avec les prestataires
• Superviser le prestataire sur site
• Suivre la facturation des prestataires

Veille

• Participer à la veille juridique sur les supports du service (factures, conditions générales de ventes…)
• Connaître le marché, les acteurs, et l’état de la concurrence dans le secteur évènementiel
• Benchmarker les prestations et tarifs
• Participer à la démarche d’amélioration continue (enquêtes clients, produits)

Profil recherché:

• Nous recherchons un profil Bac 3 à bac+5 - évènementiel, hôtellerie restauration, tourisme
• 5 ans d’expérience à un poste similaire
• Maîtrise du logiciel Ungerboeck Software est un plus
• Organisation, rigueur, Autonomie

Rémunération et avantages:

• Rémunération : selon profil
• 13ème mois à partir d'un an d'ancienneté
• Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté
• Plusieurs points de restaurations
• Une mutuelle d’entreprise avec un contrat familial
• Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et 21 jours de RTT
• 1 jour de télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté
• Un CSE dynamique