Chargé d'Accueil / Standard / Courrier (H/F) - CDI

La gestion des personnes :

• Accueillir les personnes sur les plages d’ouverture au public (identifier les personnes, renseigner, orienter selon la demande, détecter les anomalies etc.),
• Accueillir au téléphone (renseigner si besoin, transférer les appels vers les services correspondant etc.),
• Actualiser les informations mises à la disposition du public,
• Délivrer et contrôler les accès nécessaires à la circulation des personnels, tenir à jour le livret d’accueil des visiteurs.

La gestion des documents :

• Effectuer la rédaction de documents, la saisie de bons de commandes,
• Mettre à jour le répertoire téléphonique de l’entreprise,
• Réceptionner les colis, revues ou documents, pour les différents services,
• Gérer le bon aspect de la structure d’accueil,
• Réaliser et remettre les badges et cartes professionnelles,
• Réserver en interne pour les personnels les billets de train, billets avions, hôtels, intégrant validation de « service fait », émargement de factures.

La gestion du courrier :

• Assurer la liaison avec les services de la Poste,
• Rendre compte, informer les interlocuteurs internes et externes (services du port, prestataires, service d’Etat, clients),
• Réceptionner, enregistrer, trier et dispatcher le courrier dans les différents services et les différents sites de Rouen,
• Assurer la gestion administrative (Validation de « service fait », émargement de factures, …) et logistique du courrier,
• Récupérer la presse quotidienne et la transmettre aux services concernés.

Tâches administratives :

• Rédaction de courriers et de communications internes,
• Gestion des abonnements,
• Gestion des fournitures de bureaux,
• Prise en charge des demandes de reprographie, façonnage, et de numérisation (marchés publics).

En l’absence du collaborateur titulaire des missions ci-dessous :

• Suivi des marchés formalisés & MAPA (registre, signatures, stockage),
• Traitement par numérisation du courrier DGD,
• Gestion des entrées sorties d'archives demandées par les collaborateurs auprès du prestataire.

Formation :

• Bac Pro Bureautique/ Secrétariat, dans les domaines du service, de l’assistanat de l’entreprise ou Niveau équivalent acquis par expérience,
• Maîtrise des outils bureautique,
• Maîtrise des techniques de communication,
• Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique,
• Connaissances de la prestation courrier appréciées,
• Connaissances en reprographie appréciées,
• Connaissance du monde portuaire et maritime apprécié,
• Bases en Anglais appréciées.

Qualités :

• Capacités relationnelles et rédactionnelles,
• Être diplomate, disponible,
• Être réactif, organiser, rigoureux,
• Avoir le sens du travail en équipe,
• Sociabilité,
• Gestion du stress,
• Être autonome.

Classification de l’emploi : C3

Avantages :

• Restaurant d'entreprise,
• Salle de sport,
• Avantages CSE,
• Mutuelle familiale.

Qui sommes-nous ?

HAROPA PORT est né de la fusion des ports du Havre, de Rouen et de Paris. Nous avons ainsi créé le grand port fluvio-maritime qui relie Paris à la mer. Parmi nos missions :

• Construire et entretenir nos accès maritimes et infrastructures maritimes et fluviales,
• Accueillir des navires et unités fluviales,
• Développer la multimodalité et fluidifier le passage de la marchandise,
• Aménager et commercialiser nos zones industrialo-logistiques,
• Développer et promouvoir nos services aux clients,
• Préserver nos espaces naturels,
• Garantir la sûreté et la sécurité portuaire.

4e port nord-européen en tonnage et 1er port pour le commerce extérieur de la France, HAROPA PORT est connecté à tous les continents grâce à une offre maritime de premier plan. C'est aussi le 1er port fluvial européen pour le transport de passagers et le 1er port exportateur de céréales d’Europe de l’Ouest. Il génère un trafic maritime & fluvial de 110 M de tonnes/an. C’est également le 1er hub logistique de France avec une surface foncière de 16 000 ha dont 30% réservés à la protection de l’environnement.

Etablissement public de l’Etat, HAROPA PORT regroupe 1 900 salariés essentiellement de droit privé. Ils sont répartis au sein du siège social basé au Havre et des directions territoriales du Havre, de Rouen et de Paris. La direction territoriale de Rouen fonde sa valeur ajoutée sur sa capacité à traiter tous types de trafics, notamment industriels, grâce au savoir-faire de ses opérateurs et à la diversité de ses terminaux, qui s’échelonnent de Honfleur jusqu’à la Métropole Rouen Normandie. Spécialiste du vrac et conventionnel, le port contribue également à positionner HAROPA PORT comme 1er port ouest-européen exportateur de céréales. Elle compte 450 collaborateurs.