chargé accueil (h/f) - Mairie de MEULAN-EN-YVELINES

chargé accueil (h/f) - Mairie de MEULAN-EN-YVELINES

Ville de Meulan-en-Yvelines recrute pour son secrétariat général

UN CHARGE D'ACCUEIL H/F

Activités principales :

• Accueil général de l'Hôtel de Ville
• Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs
• Information générale du public et réponses de premier niveau pour l'ensemble des services
• Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC
• Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l'Hôtel de ville
• Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc)
• Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales)
• Mise à jour des présentoirs
• Gestion des affiches liées aux horaires d'ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication
• Gestion de l'affichage des actes administratifs de la ville, d'informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques
• Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers
• Réception et orientation des appels téléphoniques
• Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation
• Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu'au lieu de réunion

Tâches administratives :

• Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l'Hôtel de ville
• Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil
• Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l'appariteur
• Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert)
• Tenue de l'annuaire des organismes et services
• Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi
• Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit
• Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l'agenda des événements de la ville
• Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l'Hôtel de ville
• Participer à l'évaluation de la satisfaction du public
• Elaboration du rapport d'activités du service Accueil

Profil recherché :

• Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une commune exigée
• Bonnes connaissances des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
• Parfaite connaissance du fonctionnement des services d'une commune et des procédures hiérarchiques
• Aptitude à l'utilisation d'internet et du logiciel métier (GRC)
• Discrétion et réserve professionnelle
• Sens de l'écoute et du contact avec le public
• Bonne maîtrise de la lecture et de l'écriture
• Grande rigueur et méthode
• Très bonne présentation et respect impératif des horaires
• Grande disponibilité et capacité d'adaptation aux nécessités de service
• Désamorcer les situations conflictuelles

Qui sommes-nous?

9 120 habitants
Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise
Ville porte du Parc Naturel Régional du Vexin Français

Envoyer votre dossier de candidature (lettre de motivation, CV et dernier arrêté de situation administrative) par voie postale à Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines ou par voie électronique : recrutement@ville-meulan.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Vacant à partir du 13/05/2025