Business Support Administrator

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Dernière mise à jour: il y a 2 jours

• Offre sponsorisée

Description de poste

Nous vous invitons à rejoindre le cabinet GTA Géomètres Expert évolue dans les secteurs d'activités des géomètres -experts. Son siège social est implanté a Paris 12ème. Nous sommes actuellement à la recherche d'une Assistante administrative et technique pour renforcer notre équipe. En travaillant chez nous, vous aurez l'opportunité de développer vos compétences techniques tout en aidant à gérer les affaires administratives de l'entreprise.

Vos missions

Dans le cadre de l'organisation de la Direction à laquelle il / elle est rattaché(e), le / la titulaire du poste assure un secrétariat à caractère complexe et confidentiel comprenant des activités de rédaction, de planning et de classement avec, en complément, un rôle administratif dans le cadre des directives données par sa Direction faisant éventuellement appel à un certain degré d'initiative et de jugement personnel.

Activités

1. Secrétariat de la Direction Opérationnelle
   • Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction : scan, classement des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux d'envoi, filtrage téléphonique (il / elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurs collaborateurs). Il / Elle assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;
   • Travaille avec les Responsables des Unités de Production
2. Commercial
   • Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion ;
   • Met à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création des offres, la saisie des bons de commandes, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;
   • Assure la mise à jour des liasses prod et la gestion, l'enregistrement et le classement de la facturation ;
   • Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le calendrier Outlook.
   • Prendre en charge la réponse administrative aux appels d'offres et suivre le montage des dossiers ;
   • Construire le dossier de réponses avec les différents inputs : (offre, annexes, présentation de la société etc.) ;
   • Assure le dépôt des dossiers de réponses à appels d'offres sur les plateformes Ad hoc.
3. Facturation
   • Assure l'établissement des factures de vente de l'ensemble de la structure de la société,
   • Traite les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,
   • Assure le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients.
4. Tâches annexes
   • Assure la gestion du courrier de départ pour l'ensemble de la Société GTA Géomètres Experts ;
   • Assure l'accueil physique des personnes se présentant à l'entrée de la Société GTA Géomètres Experts ;
   • Assure la commande fournitures pour l'ensemble des collaborateurs de la Société GTA Géomètres Experts ;
   • Assure la mise en page et l'infographie d'articles rédigés par la direction, de nouveaux documents et des documents de communication interne (Newsletters, note de services, etc.) et la publication d'articles sur le site internet, LinkedIn, Instagram, etc.

Vos compétences

CONNAISSANCES / EXPERIENCES

• Organisation dans le phasage de l'ensemble du travail.
• Rapidité dans l'exécution des tâches.
• Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d'exploitation Windows NT.
• Connaissance aigüe de la grammaire et de l'orthographe française.
• Maîtrise du matériel mis à sa disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à affranchir, etc.).
• Vision globale de l'activité de la société.
• Gestion des priorités.
• Autonomie.
• Rigueur.
• Sens du service et de l'assistance interne et externe à la Société GTA Géomètre Experts.

QUALITES REQUISES

• Présentation vestimentaire et orale irréprochable.
• Exemplarité.
• Cordialité des rapports avec la direction et l'ensemble du personnel.
• Devoir de réserve sur le contenu, la forme des propos et sur leurs destinataires.
• Obligation de délicatesse dans chaque communication écrite et orale.
• Confidentialité.