ASSISTANTE DE DIRECTION / SGR DGAS

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l’Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d’1,3 millions d’habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture… votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l’Essonne c’est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l’âme d’un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Le Département de l’Essonne recrute pour son secrétariat général ressources (SGR-DGAS) :

Un assistant de direction (H / F)

Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière Administrative) ou contractuel (CDD 1 an renouvelable)

La DGA Solidarités (DGAS) organise et met en œuvre l’action sociale du Conseil départemental. Toujours en action, ses nombreux services traitent toutes les questions allant de la protection infantile à l'aide aux personnes âgées et handicapées, en passant par l'emploi et la santé.

Le Secrétariat général ressources gère les ressources des directions afin de favoriser la lisibilité et l'évaluation des politiques sociales et de santé, pour garantir l'efficacité de la prise en compte des besoins des populations.

Le SGR est composé de 80 collaborateurs organisés en 4 services (Budget et comptabilité, ressources humaines et accompagnement, commande publique, pilotage de l’information).

Rattaché(e) au Directeur du Secrétariat général ressources, vous lui apportez un soutien permanent en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

A ce titre, vous êtes amené(e) à assurer :

1. L’organisation de la vie professionnelle du directeur (agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements, alimentation des tableaux de suivi d'activité)
2. L’organisation de la logistique (logistique de la direction)
3. Le relai ressources humaines (organisation de plannings des présences / absences, référente sur le logiciel de gestion du temps GTA)
4. La réalisation et mise en forme de travaux de secrétariat (prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers)
5. Suivi des projets et activités de la direction (intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, création et suivi des tableaux de bord, relais de communication et informations, vérification des parapheurs sur Odyssée)
6. Accueil téléphonique et physique au secrétariat (renseignements des interlocuteurs, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et courriers informatiques)
7. Organisation et planification des réunions (préparation de réunions, rédaction des ordres du jour en concertation …)

Profil recherché :

Titulaire (Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux) ou contractuel (CDD d’1 an renouvelable)

Assistante de direction expérimentée

Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, d'accueil physique et téléphonique, de communication écrite (prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus, très bon orthographe exigé) et orale (accueil, d'information, entretien...).

Vous avez le sens des priorités, le sens du contact et savez adapter votre discours en fonction de l’interlocuteur.

Vous gérez les contraintes de tension (situation d'urgence, forte tension, stress ...).

Vous faites preuve d'initiative, de rigueur et de discrétion.

Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie …).

Vous connaissez idéalement l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et des services Départementaux ainsi que les instances, circuits et processus de décisions de la collectivité.

Informations utiles :

Poste basé à Evry sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux par voie statutaire ou contractuelle

39h hebdomadaires, 50 jours de congés (27 congés annuels et 23 RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles + CNAS + association du personnel + participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance + participation à hauteur de 75 % du titre de transport + restaurant d’entreprise + accès facilité à la formation + CET monétisable