Assistante de Direction H/F

Mots clés (ex : Ingénieur Bio informaticien)

Intitulé du poste

Missions/Activités

L'Institut de l'Audition (IdA), entité de l'Institut Pasteur, est un centre de recherche fondamentale et médicale, interdisciplinaire, dont l'objectif est de promouvoir une approche intégrative des neurosciences de l'audition et développer des méthodes innovantes de diagnostic et de traitement préventif et curatif des atteintes auditives. Il a été créé en 2020 avec le soutien et l'appui financier de la Fondation Pour l'Audition.

L'Institut de l'Audition recherche pour un remplacement congé de maternité un(e) Assistant(e) de Direction de l'Institut de l'Audition.
CDD de début décembre 2024 au 4 juin (disponibilité au plus tard début janvier).

Missions/Activités : Rattaché(e) à la Direction de l'Institut, vous interviendrez sur les missions ci-dessous en lien avec le pôle des assistant(e)s de l'IdA et le pôle d'accompagnement à la recherche de l'IdA (POLAR).

1. Assistanat de Direction (Directrice et Directrice Adjointe) – 90%
   - Gestion des plannings, agendas, courrier, messagerie et appels.
   - Préparer, contrôler et suivre les dossiers nécessaires à la mission de la direction en français et en anglais. Suivi des demandes de signature électroniques et des validations.
   - Prise de notes et rédaction de documents. Relecture et mise en forme des documents.
   - Préparation des voyages et des séminaires externes (animation scientifique) en relation avec les services généraux de l'Institut Pasteur. Gestion logistique des réservations pour les déplacements externes (hôtels, ordres de mission, suivi des commandes).
   - Organisation des évènements, réunions et réservation de salles. Accueil des visiteurs et nouveaux arrivants au sein de la direction.
   - Interaction avec le pôle d'accompagnement à la recherche (POLAR) concernant les besoins et les demandes spécifiques au sein de l'IdA.
2. Secrétariat de l'équipe recherche de la directrice – 10%
   - Support dans l'organisation et la gestion des missions et déplacements.
   - Accueil des invités et des nouveaux arrivants de l'équipe en lien avec le lab manager.

Qualifications :
- Expérience(s) réussie(s) dans une position similaire.
- Aisance rédactionnelle en anglais et français, et anglais oral niveau B2/C1 (CECRL) permettant de travailler dans un environnement anglophone.
- Être capable de travailler dans un environnement exigeant et mouvant (respect des deadlines).
- Bonne aptitude à la communication et au travail d'équipe.
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint,…).
- La connaissance du monde de la recherche ou académique est un plus.

Savoir-être :
- Sens de la confidentialité.
- Bonne aptitude pour les relations interpersonnelles.
- Disponibilité, réactivité, autonomie, capacité d'adaptation.
- Rigueur, sens de l'organisation et des priorités.
- Assertivité et créativité.