Assistante de direction F/H

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• Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat : Non renseigné
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné

Mission générale:
- Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL), selon leurs secteurs: restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.

Missions permanentes:

• Accueil téléphonique et physique
• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
• Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes
• Tenue de l’échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l’agenda
• Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
• Traitement et mise en forme de documents: comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels)
• Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration
• Réservation et mise en place des salles de réunion
• Programmation des évaluations des cadres
• Classement des dossiers
• Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés

Missions ponctuelles ou spécifiques:

• Parcours d’accueil pour l’intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail – Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL – Salto + accès – Note de bienvenue)
• Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL
• Préparation des documents aux différentes instances
• Publication et suivi des fiches de postes sur les sites «Talentsoft», «Fédération Hospitalière de France (FHF)», l’APEC (Association pour l’Emploi des Cadres)…
• Recensement des besoins des cadres (Investissements)
• Gestion des demandes d’accès au self
• Gestion des demandes de prestations alimentaires
• Réservation de la voiture de la DADDL + suivi
• Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau, …)
• Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d’affectation) en l’absence de la 2ème assistante de direction (binôme)
• Suivi des contractuels
• Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et évènements de la direction.
• Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).

Profil recherché

Connaissances particulières :

• Les logiciels SAPHIR – SMAX – SAP – DISPOSE – GESTIME,…

Savoir-faire requis :

• Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet, Sharepoint
• Excellent orthographe et esprit de synthèse