Assistante de direction F/H

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Fonction publique : Fonction publique Hospitalière

Nature de l’emploi: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée: Non renseigné

Rémunération: (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné Afficher la rémunération pour les fonctionnaires

Mission générale:

- Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL), selon leurs secteurs: restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.

Missions permanentes:

1. Accueil téléphonique et physique
2. Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
3. Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes
4. Tenue de l’échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l’agenda
5. Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
6. Traitement et mise en forme de documents: comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels)
7. Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration
8. Réservation et mise en place des salles de réunion
9. Programmation des évaluations des cadres
10. Classement des dossiers
11. Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés

Missions ponctuelles ou spécifiques:

1. Parcours d’accueil pour l’intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail – Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL – Salto + accès – Note de bienvenue)
2. Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL
3. Préparation des documents aux différentes instances
4. Publication et suivi des fiches de postes sur les sites «Talentsoft», «Fédération Hospitalière de France (FHF)», l’APEC (Association pour l’Emploi des Cadres)…
5. Recensement des besoins des cadres (Investissements)
6. Gestion des demandes d’accès au self
7. Gestion des demandes de prestations alimentaires
8. Réservation de la voiture de la DADDL + suivi
9. Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau, …)
10. Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d’affectation) en l’absence de la 2ème assistante de direction (binôme)
11. Suivi des contractuels
12. Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et évènements de la direction.
13. Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).

Profil recherché

Connaissances particulières:

• Les logiciels SAPHIR – SMAX – SAP – DISPOSE – GESTIME,…

Savoir-faire requis:

• Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet, Sharepoint
• Excellent orthographe et esprit de synthèse

Secrétaire médicale / Secrétaire médical