Assistante d'équipe

Vous aurez pour mission d’assurer un soutien administratif et opérationnel auprès de l’équipe de l’Union Métier. Vous serez en charge de la gestion des déplacements et des réunions, de la communication interne et externe (réseaux sociaux, articles en ligne, etc.), et du lien avec les adhérents. Ce poste est un remplacement temporaire pour congé maladie, sans possibilité de prolongation.

Gestion des déplacements et des réunions :

1. Organiser et coordonner les déplacements professionnels des membres de l’équipe (réservations, préparation des itinéraires, gestion des notes de frais).
2. Planifier et organiser les réunions internes et externes, notamment les réunions statutaires et les conseils d’administration.
3. Veiller à la préparation des documents nécessaires pour les réunions et assurer le suivi des décisions prises.

Communication et gestion des événements :

1. Participer à l'organisation de congrès et événements professionnels de l’Union Métier.
2. Gérer la communication autour des événements (invitations, suivi des inscriptions, coordination logistique).
3. Rédiger et publier des articles en ligne relatifs aux activités et événements de l’Union Métier.
4. Gérer et animer les réseaux sociaux de l'Union Métier en assurant une présence active et cohérente.

Relation avec les adhérents :

1. Assurer une communication régulière et professionnelle avec les adhérents (répondre aux demandes, les informer des événements à venir, leur transmettre des informations pertinentes).
2. Assurer un suivi des demandes des adhérents et contribuer à l’animation de la communauté.

Polyvalence et support administratif :

1. Apporter un soutien polyvalent à l’équipe dans diverses tâches administratives (gestion du courrier, classement, préparation de documents).
2. Prendre en charge diverses missions selon les besoins et les priorités de l’équipe.

Maîtrise des outils de communication et design :

1. Utiliser Canva pour la création de supports de communication visuels (affiches, présentations, flyers, etc.).
2. Veiller à la bonne utilisation des outils de communication interne et externe de l’Union Métier (site web, réseaux sociaux, newsletters).

Suivi et reporting :

1. Assurer le suivi des actions et des événements en cours, et transmettre des rapports réguliers au responsable.
2. Garantir une bonne gestion des documents et des informations échangées au sein de l’équipe.

Compétences requises :

1. Polyvalence et organisation : Capacité à jongler avec plusieurs tâches et priorités tout en assurant une gestion efficace.
2. Compétences en communication : Excellentes capacités rédactionnelles et une bonne maîtrise des outils de communication (y compris la gestion des réseaux sociaux et des publications en ligne).
3. Maîtrise de Canva : Bonne connaissance de l'outil Canva pour la création de supports visuels attrayants et professionnels.
4. Gestion des relations : Aptitude à entretenir des relations professionnelles solides avec les adhérents et les partenaires de l'Union Métier.
5. Réactivité et autonomie : Capacité à travailler de manière autonome, à gérer les urgences et à résoudre les problèmes rapidement.
6. Discrétion et confidentialité : Respect des règles de confidentialité dans la gestion des informations sensibles et des données des adhérents.