Assistante d'agence F / H

Premier Groupe Français Indépendant De Services à L'énergie Et à L'environnement, Nous Sommes Présents Sur L'ensemble De La Chaîne De Valeur Énergétique. Notre Ambition, Décarboner Les Territoires Au Travers Nos Activités

• La production d'énergie (usines de valorisation énergétique des déchets, méthaniseurs, centrales biomasse, géothermie, solaire…)
• La distribution d'énergie (réseaux de chaleur et de froid)
• Les services énergétiques (maintenance ou travaux d'efficacité énergétique, gestion multi-technique de bâtiments…)

Lieu : Esch sur Alzette Luxembourg

Type de contrat : CDI / Temps plein

Rattachement hiérarchique : Directeur

Missions Principales

En tant que Assistant(e) d'agence dans le domaine HVAC, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'entreprise.

Vos Missions Incluent

1. Support aux équipes techniques et commerciales :
2. Préparation des dossiers de soumission et d'appels d'offres.
3. Assistance dans la planification et l'organisation des interventions techniques.
4. Gestion et suivi des commandes de matériel.
5. Gestion administrative :
6. Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, devis, factures, contrats…).
7. Classement et archivage des documents (papier et numérique).
8. Suivi et mise à jour des dossiers clients et fournisseurs.
9. Accueil et communication :
10. Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires.
11. Gestion des emails et correspondances internes et externes.
12. Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.
13. Gestion RH et comptabilité (selon besoins) :
14. Suivi des pointages et absences du personnel.
15. Gestion des notes de frais et rapprochements bancaires.
16. Interface avec le service comptable et / ou social.

Profil Recherché

1. Formation en secrétariat, assistanat de gestion ou équivalent (Bac +2 minimum).
2. Expérience significative au Luxembourg en tant que secrétaire ou assistante, idéalement dans le secteur HVAC, BTP ou ingénierie, avec minima 5 à 7 années d'expérience dans la gestion administrative luxembourgeoise.
3. Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, ERP, CRM).
4. Bonne capacité rédactionnelle et orthographique en français (la maîtrise de l'anglais et / ou de l'allemand est un plus).
5. Organisation, rigueur et autonomie.
6. Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
7. Dynamique et doté(e) d'un certain leadership naturel, vous contribuez naturellement à la cohésion et à l'esprit d'équipe.
8. Vous êtes force de proposition, vous savez gérer vos priorités.

Ce poste est pour vous !