Assistante Administrative Exécutive M/F

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Sous l’autorité hiérarchique directe de la Direction Generale, l’Assistante Administrative Exécutive assure la gestion administrative, l’organisation des activités du Comité de Direction (CODIR) et contribue à l’efficacité de la coordination entre les différents services.

1. Soutien au CODIR et coordination des réunions

• Gérer l’agenda du CODIR en optimisant le planning et en priorisant les réunions stratégiques.
• Organiser les réunions du CODIR (préparation des dossiers, constitution des ordres du jour, logistique).
• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus des réunions en veillant à la précision des décisions et plans d’action.
• Assurer la consolidation et la transmission des dossiers stratégiques à destination du CODIR ou Comex, ou de certaines Directions.
• Agir comme point focal pour la communication entre le DG et/ou les membres du CODIR et les parties prenantes internes et externes.

2. Gestion administrative et organisationnelle du DG & CODIR

• Filtrer et gérer les appels téléphoniques du DG, courriers, et emails, en hiérarchisant les urgences.
• Gérer les agendas partagés, anticiper les besoins de planification, et organiser les rendez-vous.
• Préparer et coordonner les déplacements professionnels (réservations, logistique, notes de frais).
• Superviser les commandes de fournitures, le suivi des factures, et le respect des budgets alloués.

3. Gestion organisationnelle des Conseils d’Administration:

• Organiser la logistique des CA et des comités audit/Comrem (réservation de salles, des repas, gérer les déplacements des administrateurs qui en ont besoin).

4. Gestion de l’information et optimisation des processus :

• Veiller au respect des délais pour la remontée d’informations stratégiques auprès de la direction.
• Faciliter l’obtention des signatures du DG et des membres du CODIR pour le corporate & les contrats.
• Concevoir et déployer des outils de suivi (tableaux de bord, organigrammes, plateformes collaboratives) en support du CODIR et pour améliorer la circulation de l’information.
• Maintenir la confidentialité des informations sensibles et stratégiques.

5. Appui opérationnel et transversal :

• Faciliter l’intégration des nouveaux embauchés au sein du service ou du CODIR.
• Prendre en charge l’organisation d’événements internes (réunions d’équipe, séminaires, ateliers).
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers transversaux confiés par la direction, dans le respect des délais impartis.
• Identifier et proposer des améliorations des processus administratifs pour optimiser l’efficacité du service.

Qualifications requises :

• Diplôme ou expérience équivalente dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur industriel ou métallurgique.
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, plateformes collaboratives).
• Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
  Maitrise de l’anglais. Maitrise du Portugais est un plus.
• Capacité à gérer les priorités, à anticiper les besoins, et à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion et sens de la confidentialité impératifs.