Assistant polyvalent H/F

LYNX RH, cabinet de recrutement de profils diplômés et qualifiés, recherche pour un de ses clients : Un assistant polyvalent H/F

Vos missions

Au sein d'une équipe soudée et dynamique, notre client recherche une personne de confiance pour l'ouverture de son nouveau poste! Vous serez accompagné et formé par votre super cheffe en poste depuis plusieurs années (faites nous confiance on l'a connait bien, elle est top!)

Vous n'aimez pas les postes rébarbatifs et vous avez besoin d'être stimulé tout au long de la semaine? Vous voulez des responsabilités et ce dans différents domaines? Alors qu'attendez-vous pour postuler?

Notre future perle rare prendra en charge les missions d’administration générale, de secrétariat et assiste la directrice administrative et financière dans certaines missions de ressources humaines.

Activités administratives

Instances :

1. Organisation et préparation des réunions des instances (conseils d’administration et assemblées générales)
2. Préparation des délibérations, des rapports, présence lors des conseils d’administration, gestion de la plateforme de vote
3. Suivi administratif des délibérations (mise en ligne, envoi au contrôle de légalité …)
4. Relation avec les élus
5. Suivi des adhésions, conventions, des subventions de l’établissement
6. Suivi du recensement annuel des opérations

Administratif :

1. Gestion de la flotte automobiles environ 10 véhicules (contrats, suivi assurances, suivi des entretiens et réparations, cartes associés…)
2. Commandes des fournitures nécessaires au fonctionnement (fournitures hygiènes, administratives …)
3. Suivi des contrats et des abonnements, établissement des bons de commande
4. Réception, traitement et diffusion d’informations, gestion des parapheurs
5. Application et contrôle des procédures de traitement du courrier
6. Mise en forme et édition du courrier et autres documents écrits de la direction et de l’équipe
7. Accueil physique et téléphonique

Activités ressources humaines :

1. Suivi RH des entrées et sorties du personnel avec accomplissement des formalités
2. Suivi des congés payés, tickets restaurants et notes de frais
3. Préparation des éléments variables de paie (paie réalisée en externe)
4. Gestion de la formation et organisation des déplacements (réservation trains, hôtels …)

Connaissances associées

Pré-requis

1. Maîtrise des techniques de secrétariat
2. Utiliser des outils bureautiques notamment le pack office (traitement de texte, publipostage, tableur …)
3. Utiliser des outils de travail collaboratif (Teams, Slack)

Aptitudes

1. Savoir respecter les délais, être rigoureux et précis
2. Accueillir et communiquer avec les visiteurs
3. Technique rédactionnelle
4. Sens du contact et du service