Assistant ou Assistante de formation (Executive Education/Summer School) H/F

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Assistant ou Assistante de formation (Executive Education/Summer School) H/F

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant ou Assistante de formation (Executive Education/Summer School) H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Présentation de l'entité

Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions de formation mises en oeuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issus des secteurs privé et publié, en France et à l'international.
Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, Executive masters, Certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité.

Description de la mission

Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat :

• Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels d’offres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.

Accueil et suivi commercial :

• Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ;
• Constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d’offres et consultations ;
• Réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.

Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :

• Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, convocations ;
• Relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
• Suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
• Entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.

Support à l’organisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :

• Planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ;
• Traitement des évaluations des actions de formation.

Participer ponctuellement à des projets transverses.

Profil recherché

• De formation Bac + 2, vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ;
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
• Adaptabilité.
• Capacité à communiquer, aisance relationnelle.
• Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité.
• Sens de l'organisation, rigueur.
• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services.
• Capacités rédactionnelles.
• Outils bureautiques/web et logiciels métier.
• Sens du service commercial et de l'accueil.

Procédure de recrutement

Entretiens prévus avec :

• La direction des ressources humaines ;
• La responsable de programmes manager ;
• La directrice du pôle programme France.

Informations générales

Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.