Assistant ou Assistante de Direction

Assistant ou Assistante de Direction

Publié depuis 1 jour • Date limite de candidature 13/01/2025

• CDI
• Nantes
• NIVEAU 4
• Télétravail possible
• NVHADD102288

ARS PAYS DE LA LOIRE

Qui sommes-nous ?
L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente le ministère de la santé et de l'accès aux soins. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires.
Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux profils et aux compétences variées, répartis au siège de l'ARS et dans les cinq départements des Pays de la Loire.

Missions de la direction
La Direction de l'Offre de soins (DOS) qui comporte 81 agents a pour mission d'organiser et de garantir la qualité et la sécurité de l'accès aux soins, qu'il s'agisse de soins délivrés en ville ou en établissements de santé, sur l'ensemble de la région des Pays de la Loire.

Missions du département
Le pôle appui de la DOS composé de 2 assistants et d'un chargé de projets a pour mission de :
• Faciliter la coordination et le suivi des activités transversales de la DOS en assurant les interfaces internes et externes ;
• Suivre le plan d'actions de la DOS, en supervision de la préparation du dialogue de gestion avec le niveau national, suivi et coordination du FIR, reporting de la direction dans le respect des délais, valorisation et consolidation des indicateurs stratégiques relative à la transformation de l'offre, et appui aux projets transversaux de la DOS.

Vous assisterez la direction de la DOS dans l'organisation quotidienne de travail et plus particulièrement son directeur /directrice adjoint(e).

Vous assurerez l'interface entre les différents interlocuteurs notamment les conseillers médicaux, les responsables de départements, les directeurs, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information. Cela implique la gestion de plusieurs agendas simultanément et de plusieurs boîtes mails génériques.

Vous serez chargé(e) d'organiser et de coordonner des informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Cela comporte la gestion de courriers entrants et sortants tracés via un support de suivi à élaborer.

Vous assurerez la gestion et la coordination d'instances pilotées par la DOS (planification, envoi des invitations, réservation de salle, production des comptes rendus et diffusion, préparation et mise en forme des arrêtés). Vous contribuerez à l'organisation d'évènements (journées thématiques, séminaires) et appuierez le directeur adjoint sur le volet communication interne de la DOS.

Activités principales

• Organiser, optimiser et planifier l'activité de la directrice adjoint(e) :
• Gestion de messageries, d'agendas et de BAL fonctionnelles
• Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
• Assurer la préparation des dossiers
• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants
• Contribuer aux travaux communs confiés au pôle appui : organisation de séminaires, rédaction de documents, de synthèses (note, diaporama, tableau de bord…) destinés à valoriser/rendre compte des actions de la DOS.

• Organiser des réunions stratégiques transverses en appui des départements :
• Réaliser les comptes-rendus
• Suivre les échéances
• Assurer le reporting

• Assurer le suivi RH et logistique en appui du directeur/directrice adjoint(e) des différents départements de la DOS :
• Suivi RH de la direction, suivi du plan des locaux avec répartition des bureaux
• Suivi des besoins informatiques/matériels
• Gestion des nouveaux arrivants (s'assurer de la bonne installation et de la mise à disposition des outils nécessaires, message accueil de présentation)

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances
Connaître l'environnement institutionnel et administratif
Techniques et méthodes de la communication écrite et orale
Techniques de planification
Connaître les techniques de secrétariat et la réglementation de la gestion documentaire et de l'archivage

Savoir-faire
Utiliser les outils informatiques et bureautiques
Organiser, planifier, coordonner les informations
Réaliser un diagnostic une analyse, une synthèse, un compte-rendu
Savoir rendre compte, informer, alerter
Savoir mettre en œuvre les techniques rédactionnelles
Respecter les délais et les échéances

Savoir-être
Ecouter, conseiller, communiquer
Respecter la confidentialité
Etre réactif et avoir l'esprit d'initiative
Travailler en équipe
Faire preuve de rigueur
Aisance relationnelle
Faire preuve de discernement
Sens de l'initiative

Votre formation
Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant(e) de direction.
Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Informations complémentaires

Poste ouvert aux titulaires niveaux 4 à 5a expérimenté (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires

Participation à un système d'astreinte sur la base du volontariat
Participation à la gestion de crise

Contact

Les candidats devront adresser leur dossier de candidature composé d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae (obligatoire) sous la référence : 97- exclusivement via le lien suivant :

https://ars-pays-de-la-loire-recrute.talent-soft.com/offre-de-emploi/emploi-97-assistant-ou-assistant-de-direction-h-f_4743.aspx

Les candidats qui souhaiteraient obtenir de plus amples informations sur le poste sont invités à se rapprocher de :

Etienne Le Maigat - Directeur de l'Offre de Soins - etienne.lemaigat@ars.sante.fr ou 06 07 30 49 69