ASSISTANT •E DE DIRECTION ET COORDINATEUR •RICE DES SECRÉTARIATS

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), la Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs. S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail. Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive!

La Direction du Tourisme et du Patrimoine est une direction qui vise à mettre en synergie les politiques régionales et l’activité de ses services en matière de patrimoine culturel, d’inventaire du patrimoine et de tourisme. L’assistante de Direction apporte un concours actif pour l’organisation et le bon déroulement des activités quotidiennes du Directeur dans cet objectif. Elle contribue à celui-ci par l’attention et le rôle transversal qui caractérisent l’exercice de ses missions.

Le pôle secrétariat de la DTP est commun à l’ensemble des services de la direction et composé d'une assistante de direction, également coordinatrice des secrétariats des 3 services de la direction. Le caractère mutualisé du secrétariat se traduit par une grande polyvalence dans les missions, qui participe pleinement à la dynamique de l’ensemble du groupe et à la performance collective. Il implique un fort esprit d’équipe et des capacités d’organisation et d’adaptation.

Missions

ACTIVITES DU POSTE :

1. Assistance du Directeur et organisation administrative et logistique de la Direction :

• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
• Gérer les agendas, organiser les réunions (rédaction d’ordres du jour, respect des délais de transmission, prise de notes et rédaction de compte rendus) ;
• Organiser les déplacements ;
• Gérer l’information et sa transmission ; veiller au respect des règles et procédures de la collectivité ;
• Gérer les budgets « achats de fournitures » et « restauration / SMG de la direction » ;
• Suivre les ressources humaines (tableaux de bord et procédures) ;
• Gérer les boîtes de messagerie de la direction ;
• Coordonner l’accueil et le courrier de la direction : Centraliser et vérifier les parapheurs ; suivi des notes à destination du Président et des élu.e.s ;
• Participer à l’élaboration de procédures internes (procédures, documents types...) ;
• Mettre en place et gérer des tableaux de bord ;
• Participer à la conception et mettre à jour des supports de communication (guides, intranet…) ;
• Rédiger des courriers de réponse, créer des modèles types de documents ;
• Participer au paramétrage du système d’information et proposer des évolutions ;
• Procéder au suivi des productions attendues par les services et aux relances nécessaires ; centraliser les contributions des services ;
• Organiser le classement et l’archivage de dossiers ;
• Être le point d’entrée des autres directions régionales.

1. Missions de coordination interne à la Direction, et d’animation des secrétariats des Services (réseau des assistantes de la direction) :

• Organiser, diffuser et expliquer l’information auprès de l’équipe ;
• Organiser et planifier les activités en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne ;
• Veiller à la réactivité et la qualité du service rendu ;
• Mettre en place les réunions du réseau des assistantes, les outils communs, les procédures ou les formations utiles au bon fonctionnement de la direction ;
• En lien avec les responsables des services et dans le cadre du codir DTP, définir et prioriser les missions de chaque agent.e et fixer les objectifs.

1. Suivi des projets et activités de la direction :

• Aider à l’organisation d’événements et participation ;
• Participer aux actions de communication ;
• Valoriser et utiliser l’information qui transite par le secrétariat de direction ;
• Assister la gestion de dossiers transversaux et le montage de dossiers exceptionnels.

1. Missions occasionnelles :

• Secrétariat d’ensemble de la Direction, en complémentarité avec les autres secrétaires ;
• Organisation de réunions « Tourisme » de la Vice-Présidente (« tro breizh », rencontres avec les acteurs et élus locaux du tourisme…)

RELATIONS HIERARCHIQUES

L’agent dépend directement de (n + 1) : Directeur.trice DTP

L’agent encadre directement (n-1) : Sans objet

RELATIONS FONCTIONNELLES

Au sein de la Direction : ensemble de la DTP ; Réseau des secrétariats des Services (3 assistantes administratives pour 3 services)

Au sein de la collectivité : Ensemble des Directions opérationnelles et fonctionnelles – Réseau des assistantes de la Région

Partenaires extérieurs : Ensemble des partenaires de la DTP

Lieu de travail : Atalante – Cesson-Sévigné

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail ☒ Oui ☐ Non

Compétences recherchées

Savoir et savoir-faire :

• Maîtriser les logiciels de bureautique, d’internet et de suivi ;
• Maîtriser les outils métiers : réservation / déplacements KDS, Mosaïc, Amzer, Lodennan, Déplacements, Ariane, Cervoprint, etc. ;
• Maîtriser les techniques de secrétariat ;
• Maîtriser les techniques de classement et d'archivage ;
• Maîtriser les techniques d'accueil ;
• Connaître l’environnement administratif, budgétaire et juridique des collectivités territoriales ;
• Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité ;
• Connaître les techniques d'animation d'équipe ;
• Respecter la charte graphique de la collectivité ;
• Posséder le sens de l'organisation et de la méthode ;
• Savoir rédiger des notes et comptes rendus ;
• Savoir gérer une enveloppe budgétaire ;
• Savoir hiérarchiser les activités, fixer des objectifs ;
• Sensibilisation aux problématiques de la Direction (patrimoines, tourisme…)

Savoir être :

• Être diplomate ;
• Être courtois, aimable avec le public ;
• Être disponible et à l'écoute ;
• Être réactif ; Savoir prendre des initiatives ;
• Savoir rendre compte ;
• Savoir gérer des conflits ;
• Savoir déléguer et contrôler ;
• Avoir de bonnes qualités relationnelles et goût pour le travail d’équipe ;
• Être rigoureux ;
• Être discret et respecter la confidentialité des informations ;
• Savoir respecter les délais et gérer son temps ;
• Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées ;
• Capacités rédactionnelles.

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche. Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…). Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail. Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…). Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…). Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés…). Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...