Assistant(e) technique et administratif(ve) F/H

L'entreprise

Fort d’une expérience de plus de 100 ans, Habitat de l’Ill est un bailleur social en constante évolution ancré dans près de 50 communes du Bas-Rhin. Animée par des valeurs de proximité, de service et de confiance, la coopérative s’organise autour de 4 métiers : gestion locative, accession, syndic de copropriété et location de locaux d'activité. Acteur du bien vivre ensemble, nous proposons de nouveaux dispositifs innovants adaptés aux enjeux sociétaux en ayant à cœur des valeurs humaines.

Description du poste

Le poste d’assistant(e) technique et administratif(ve) a pour finalité essentielle d’assurer les activités de relation clientèle et de gestion administrative du département technique.

Ses Principales Missions Sont Notamment :

1. Mener l’interface entre les prestataires et les locataires pour l’ensemble des tâches en lien avec le département techniques (travaux, sinistres, demande d’adaptation, maintenance…).
2. Effectuer les bons de commandes ou CFM selon les procédures en vigueur.
3. Etablir les statistiques mensuelles, tableaux de bord et les analyses relatives à l’activité du département technique en relation avec le service de contrôle de gestion (CRM/BUDGET/TDB HSS…).
4. Assurer la saisie et l'imputation des bons de travaux de la régie interne.
5. Effectuer les bons de commande et les refacturations locataires si nécessaire lors d’intervention d’entreprise externe.
6. Réaliser l’édition, la comptabilisation et l’envoi des factures de réparations locatives lors de travaux réalisés par la régie interne.
7. Création et enregistrement des CRM et émission des bons de travaux relatifs à ces CRM.

GESTION DES SINISTRES ET DOMMAGES OUVRAGES

1. Effectuer le suivi des demandes d’indemnisation auprès des assurances.
2. Gestion des tableaux de suivi.
3. Traitement administratif des déclarations d’assurances.
4. Prise de rendez-vous expertise.
5. Traitement des réponses CRM relatives aux sinistres.

GESTION DES DEMANDES D’ADAPTATION DE LOGEMENTS

1. Réception pour traitement des CRM et DIT.
2. Validation de la recevabilité du dossier.
3. Organisation et établissement des comptes rendus de la Commission.
4. Suivi des conventions.
5. Demande et suivi des subventions.
6. Commande et suivi des travaux d’adaptation en lien avec le responsable de département technique.

GESTION DE LA BASE DE DONNEES DANS L’OUTIL INFORMATIQUE

1. Intégrer aux différents outils de gestion du patrimoine les différentes données des travaux effectués lors de travaux d’adaptation ou de gros entretien (My PPE, D3A, ERP…).
2. Constituer une base de données fiable, restituer les données aux prestataires lors de besoin.

GESTION ET ORGANISATION DES TRAVAUX EN REGIE ET HSS

1. Assurer l’interface entre les prestataires et les locataires.
2. Organiser les différents passages sur place (visites avant chantier, inspections, réceptions).
3. Suivre les commandes et factures.
4. Ajout aux plannings des interventions en régie et saisie des bons de travaux régie.

Profil recherché

Compétences Requises :

1. Sens de l'organisation et des priorités.
2. Gestion de reporting.
3. Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité.
4. Aisance dans la communication avec divers interlocuteurs (prestataires, locataires).

Formation Et Expérience :
Une expérience dans un poste similaire serait un plus.

Ce poste est à pourvoir en CDD dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité à compter de mi-mai.

Avantages :

1. 13 eme mois.
2. Prime de vacances.
3. Tickets restaurant.

Réf: 8e1a73bd-8885-49b5-935b-48b67cea4367