Assistant.e pour le cabinet du maire

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 162 000 habitants, 16ème ville de France), recrute, dans le cadre d’un CDD de 12 mois :

Assistant.e pour le cabinet du maire
Sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

Vous effectuez des missions d’assistanat auprès : du maire, du directeur du cabinet et des chargés.es de missions présents.es. Vous ferez l’interface entre les élus.es, les services de la collectivité, les partenaires et les administrés.es.

Activités rattachées au directeur de cabinet:

• Co-gérer l’agenda du directeur de cabinet
• Traiter le courrier transmis par la direction générale des services
• Instruire et finaliser les dossiers de demande d’occupation du domaine public
• Mettre en forme les courriers rédigés par les chargés.es de missions
• Planifier et gérer les instances: points arbitrages, dossiers, conseils de majorité, conseils d’adjoints
• Organiser les astreintes des membres du cabinet du maire
• Préparer l’accueil des nouveaux stagiaires
• Gérer les commandes de fournitures, mobiliers, informatiques, téléphonies, abonnements, café

Activités rattachées au secrétariat du maire:

• Gérer la boîte mail du secrétariat du maire et suivre les demandes de représentations du maire auprès des élus.es

Activités rattachées au directeur de cabinet et au secrétariat du maire:

• Organiser le trinôme avec le secrétariat du maire et le secrétariat du directeur de cabinet et faire des remplacements pendant les congés
• Accueillir au téléphone et physiquement les administrés.es, apporter des réponses et/ou orienter, gérer des situations conflictuelles
• Relire et contrôler la qualité rédactionnelle des parapheurs
• Actualiser les bases de contacts (veilles et mise à jour), gérer les envois en nombres
• Co-organiser les séminaires du cabinet du maire, de la majorité

Compétences

• Techniques de secrétariat et de bureautique
• Outils informatiques
• Bases en communication liées aux techniques d’accueil et d’écoutes physiques et téléphoniques
• Des gestes et postures liés à la prévention des conflits
• Des dispositifs et procédures administratives applicables à son domaine d’activité
• Du fonctionnement municipal
• Organisation et compétences précises des services de la ville

Savoir-faire:

• Maitriser l’outil informatique
• Maitriser les techniques de secrétariat et de classement
• Maitriser les techniques d’accueil, d’écoute, d’analyse et de reformulation
• Posséder une maitrise rédactionnelle et une excellente orthographe
• Savoir prioriser les tâches
• Savoir gérer les situations conflictuelles
• Savoir transmettre l’information

Savoir être et attitudes requises:

• Travailler de manière autonome et/ou en équipe
• S’adapter aux changements et aux diverses situations
• Être organisé
• Discrétion, diplomatie et rigueur

Informations complémentaires

Spécificités du poste:

• Disponibilités: des dépassements d’horaires sont possibles au-delà de 18h00
• Présence requise en cas de déclenchement du Plan Communal de Sauvegarde

Information complémentaire:

Lieu de travail: Hôtel de Ville

Date de prise de poste prévue: juin 2025

Temps complet: 37h10 hebdomadaire et 12 jours de ARTT

Rémunération minimum: 1783,11 euros net avant impôt

Attention : il s’agit ici de la fourchette la plus basse pour une personne débutante. A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.

Déplacements :

• Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75%
• Offre de mobilité durable (vélo, covoiturage, auto-partage)

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