Assistant(e) Office Manager

Ton rôle

Nous recherchons un (e) assistante Office manager – expérimenté (e) pour rejoindre notre bureau de Paris. Dans ce rôle, vous ferez partie intégrante de l'expérience de nos employés et de nos clients, en prenant la responsabilité non seulement des équipes que vous soutenez, mais également des bureaux dans lequel nous travaillons.

Vous évoluerez dans un environnement en évolution rapide où la clé du succès est la proactivité et la communication. Vous pourrez vous acclimater rapidement à notre culture, vous adapter à nos différents leaders et naviguer à votre guise dans nos différents réseaux de ressources et de connaissances. La capacité à jongler avec plusieurs échéances à court et à long terme est indispensable, tout comme la priorisation continue. Vous serez un bâtisseur de relations naturel, capable de communiquer avec des collègues à tous les niveaux.

Tes missions

• Collaborer avec le responsable du studio pour planifier et agir sur les priorités commerciales, les initiatives du studio et les projets à plus long terme
• Gestion quotidienne du studio, l'organisation des réunions du studio, mise à jour du tableau de staffing, les feuilles de temps, suivi des budgets du studio etc.
• Promouvoir les événements qui se déroulent au sein du bureau et faciliter la participation
• Accueillir les nouvelles recrues dans le studio (préparation du onboarding)
• Coordination de l'agenda pour les directeurs et autres membres seniors du personnel, impliquant une excellente communication avec les clients
• Organiser les voyages internationaux et nationaux pour tous les membres du studio
• Gestion des notes de frais pour le Studio Leaders/Principals
• Mettre à jour les présentations à l'aide d'InDesign
• Gestion de toutes correspondances liées aux projets, répondre aux besoins postaux et aux livraisons
• Responsable du rangement et de l'entretien d'un studio, y compris les relations avec les différents partenaires
• Répondre, filtrer et diriger les appels de manière appropriée, traiter toutes les requêtes de manière professionnelle
• Rencontrer et saluer tous les visiteurs, offrir de l'aide et fournir des rafraîchissements, le cas échéant
• Mise à jour des coordonnées des fournisseurs dans la base de données
• Inventaire, conseil et gestion des commandes et des stocks de fournitures
• Travailler en étroite collaboration avec les divers services supports dans notre agence de Londres (IT, Finance, voyages)
• Aider à résoudre les problèmes et les demandes d'entretien des bâtiments, des installations en collaboration avec le / la gestionnaire des installations et du bâtiment

Vos qualités

• Capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide avec un sens aîgu des urgences et de professionnalisme
• Minimum de 2 ans + expérience dans un rôle similaire
• La maîtrise du français et de l'anglais est essentielle
• Excellente attention aux détails, compétences reconnues en organisation et en gestion du temps
• Expérience en gestion de voyages
• Être à l’aise avec l'informatique et maîtrise des logiciels de bureautique
• La maîtrise de Photoshop/Bluebeam et Indesign serait un plus
• Connaissance de Salesforce est un atout supplémentaire
• Excellentes capacités de communication verbales et écrites
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Exigent (e) et capacité à prendre des responsabilités rapides pour l’équipe
• Capacité à comprendre et à promouvoir notre culture
• Curiosité sur le travail et les attentes de vos collègues
• Énergique et positif (ve) dans vos actions du quotidien
• Flexibilité et volonté de s'impliquer dans des domaines qui pourraient ne pas faire partie de vos principales responsabilités
• Expérience dans l'interaction avec le personnel et la clientèle
• Capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive
• Flexibilité et polyvalence
• Un sentiment de fierté pour offrir un service client de qualité et convivial
• BTS - Bac +2 (minimum)
• Envie d’évoluer au sein d’une entreprise mondiale

La vie à Gensler

Nous encourageons chaque personne chez Gensler à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages sociaux comprennent mutuelle, prévoyance et bonus semestriels.

Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise envers le développement professionnel, Gensler offre le remboursement pour certaines qualifications professionnelles et des frais de renouvellement et d'examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours admissibles.

Cette description de poste reflète les activités principales du rôle, bien qu'il y ait des changements dans l'accent des tâches, selon les besoins, de temps à autre.