Assistant(e) logistique voyage H/F

Filiale internationale du groupe SPIE présente dans 23 pays en Europe, en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Amérique du Nord, SPIE Global Services Energy intervient sur l'ensemble de la chaîne de valeur des infrastructures de production d'énergie, de la conception à la maintenance. Forte d'un réseau de proximité qui permet de mobiliser rapidement des ressources, SPIE Global Services Energy répond aux besoins de ses clients dans les meilleures conditions de sécurité.
SPIE Global Services Energy s'appuie sur l'expertise de ses 5 000 collaborateurs pour aider les acteurs de l'industrie du pétrole, du gaz et des énergies renouvelables à améliorer la performance technique de leurs infrastructures, leur efficacité énergétique et à réduire leur empreinte carbone.

Avec plus de 50 000 collaborateurs, le groupe SPIE a réalisé, en 2023, un chiffre d'affaires consolidé de 8,7 milliards d'euros et un EBITA consolidé de 584 millions d'euros.

Responsabilités :

1. Organisation des voyages professionnels :
   • Gérer les réservations de billets (avion, train, hôtel, voiture).
   • Gérer l'obtention des visas.
   • Organiser les visites médicales pour les vaccinations (le cas échéant).
   • Coordonner la logistique dans les pays de destination en partenariat avec les équipes locales (hôtels, chauffeurs, etc.).
   • Organiser les inductions avant les déplacements (le cas échéant).
   • Assister les voyageurs pour compléter les demandes d'autorisation de déplacement dans l'outil SSF.
   • Organiser un point de vérification final avec le voyageur.
2. Gestion de la relation fournisseurs :
   • Traiter les litiges impliquant les voyages des collaborateurs et mettre en place des mesures correctrices.
   • Gérer les demandes de remboursement auprès des fournisseurs.
3. Organisation des séminaires en France :
   • Gérer les réservations de billets (avion, train, hôtel, voiture).
   • Gérer l'obtention des visas Schengen.
   • Faire les demandes de devis (logement, salle de séminaire, repas, etc.).
   • Organiser les transferts en taxi entre les aéroports/gares et les lieux de séminaires.
4. Organisation de la logistique pour les formations en France :
   • Gérer les réservations de billets (avion, train, hôtel, voiture).
   • Gérer l'obtention des visas Schengen.
   • Organiser un point de vérification final avec le voyageur.
5. Organisation des déplacements des expatriés :
   • Faciliter le départ à l'étranger des employés et de leur famille (transport, hébergement, etc.).
   • Faire les demandes de devis et passer les commandes après validation.
   • Aider le collaborateur et sa famille pour toute demande particulière.

Savoirs :
Anglais professionnel. Connaissances du voyage d'affaires (agences de voyages, compagnies aériennes et ferroviaires, hôteliers, loueurs de voitures) seraient un plus.

Savoir-faire :
Compétences informatiques : Maîtrise des logiciels de réservation et de bureautique, ainsi que des outils de communication numérique.
Gestion des imprévus : Capacité à gérer les situations d'urgence ou les changements de dernière minute, comme les annulations de vols ou les modifications.

Savoir être :
Aptitude à travailler en équipe.
Sens de l'organisation.
Gestion du stress.
Rigueur, précision, sens du service et du résultat.
Réactivité et flexibilité.
Polyvalence : être capable de s'adapter à différents rôles ou tâches au sein de l'équipe logistique selon les besoins.
Discrétion et respect de la confidentialité (projets de développement à venir générant des déplacements fréquents, déplacements des VIP...).
Éthique professionnelle.
Dynamisme pour gérer efficacement les relations avec les différents services.