Assistant·e et gestionnaire administratif·tive - CONSEIL DEPARTEMENTAL DU GERS

Assistant·e et gestionnaire administratif·tive - CONSEIL DEPARTEMENTAL DU GERS

Le Département du Gers recrute un·e assistant·e et gestionnaire administratif·tive à temps complet, au sein de sa Direction Organisation des Systèmes d'Information et Numérique (DOSIN).
Résidence administrative : AUCH.

L'Agent·e sera placé·e sous l'autorité hiérarchique du Directeur.

Responsabilités

Gestion administrative et suivi des dossiers transversaux :

• Elaboration et mises à jour de l'intranet de la DOSIN (pages Web relatives aux services numériques)
• Gestion des certificats électroniques nominatifs des agents : analyse des demandes, mises à jour et envoi
• Gestion des conventions (prestations en nature, à incidence financière, Pylônes GSM, etc.) : vérification des reconductions, rédaction des conventions et des avenants
• Rédaction et suivi des rapports et des délibérations (logiciel AIRSDELIB) : centralisation des besoins et rédaction des projets déposés en lien avec les chefs de projets
• Chargée du suivi administratif et de l'exécution de projets transversaux
• Relations avec les partenaires extérieurs pour le don de matériel (réception des demandes, vérification de l'éligibilité des structures et suivi)

Accueil physique et téléphonique :

• Analyse des demandes reçues et évaluation des urgences et dossiers prioritaires
• Visiophone : surveillance et filtrage accès bâtiment des colonnes
• Accueil des commerciaux, transporteurs, agents du Conseil Départemental, rendez-vous du directeur, des chefs de services et responsables de pôles
• Réception des colis

Secrétariat général de la direction :

• Gestion des agendas du directeur et directeur adjoint
• Gestion des parapheurs et du courrier de toute la direction (logiciel HOPI)
• Suivi et enregistrement des absences dans E-Temptation
• Secrétariat des dossiers RH (entretiens professionnels, fiches de postes, avancement et promotions, recrutements....)
• Suivi des délégations de signature de la DOSIN
• Suivi du papier, stocks de fourniture de bureau et consommables informatiques pour la direction
• Gestion des demandes des divers travaux d'entretien des bâtiments de la DOSIN
• Classement et archivage des dossiers de la direction et des services

Gestion des fiches de demandes d'interventions, sur la mobilité des agents et suivi des demandes de matériels obsolètes :

• Enregistrement et suivi des fiches et demandes d'intervention, veille au respect des procédures (demandes matériels obsolètes, fiches mobilité des agents....)

Gestion des tableaux de bord :

• Suivi des véhicules (planning, assurances, vignettes)
• Gestion du planning des salles de la direction
• Correspondant formation DRH

Profil recherché

• Maîtrise et connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, HOPI, E-Temptation, Astre et AIRSDELIB)
• Organisation et gestion des priorités/urgences
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité rédactionnelle
• Rigueur, discrétion, sérieux, sens des relations avec le public
• Esprit d'équipe
• Esprit d'initiative
• Pédagogue

Avantages

• Adhésion au CNAS
• Titres restaurants
• Prestations sociales RH
• Participation financière à la mutuelle
• Possibilité de télétravail sous conditions
• Comité des ½uvres sociales
• Choix du cycle de travail en fonction du métier
• RIFSEEP
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce

Contraintes

• Disponibilité