Assistant-e en gestion administrative - CNRS Shs (H/F)

Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative - CNRS Shs (H / F)

Référence : INS1640-NADBEN-062

Nombre de Postes : 1

Lieu de travail : PARIS 16

Date de publication : vendredi 21 mars 2025

Durée du contrat : 12 mois

Date d'embauche prévue : 1 mai 2025

Quotité de travail : Complet

Rémunération : de 2 475 € brut à 2 780 € brut selon l'expérience acquise

Niveau d'études souhaité : BAC + 2

Expérience souhaitée : 1 à 4 années

BAP : J - Gestion et Pilotage

Assurer de manière polyvalente des activités de gestion administratives de l’institut.

Activités

Activité 1 : Assurer le soutien aux activités relatives aux portefeuilles d’unités des MSH / Infrastructures et des sections 35, 36, 38 et 40 auprès de 5 DAS et 3 CEAS

• Participer et / ou assurer la rédaction de courriers et de notes en vérifiant la conformité réglementaire, en assurer le suivi et l’archivage ;
• Assister l’équipe des CEAS dans la campagne de contractualisation (mise à jour des données sur les unités lors des campagnes d’évaluation…) ;
• Assurer le suivi des conventions d’unités en lien avec les CEAS et DAS ;
• Réaliser les missions des DAS et des CEAS (établir des ordres de missions, réserver des voyages et des hôtels auprès du prestataire du CNRS, liquider les états de frais) ;
• Veiller à l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion et en informer les agents ;
• Accuser réception de toutes les demandes écrites et orales et répartir selon les besoins aux agents concernés (DAS et ou CEAS) ;
• Assurer l'organisation matérielle et logistique de colloques, réunions, séminaires, etc.
• Enregistrer et ventiler les courriers des sections via l'application Corlys ;
• Assurer la diffusion de documents et d'informations en interne et en externe (courriers, notes, décisions de nomination) ;
• Planifier et envoyer les mailings de notification (informations, réunions, rencontres, journées DU) ;
• Procéder à l’archivage numérique et papier de l’ensemble des pièces administratives.

Activité 2 : Assurer les activités transverses de l’institut CNRS-SHS

• Assurer l’instruction de la campagne annuelle RIPEC C3 en lien avec la CEAS en charge du dossier ;
• Suivre la rédaction des lettres de missions des directeurs d’unités et en assurer la diffusion ;
• Assister la DAS interdisciplinarité dans ses missions ;
• Assurer le soutien logistique lors des événements pilotés par l’institut (conférences, réunions, séminaires, colloques) en lien avec les autres membres de l’institut ;
• Assurer la continuité de service en cas d’absence des collègues assistants ;
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.

Compétences

Savoirs / connaissances

• Connaissance générale des techniques d’assistanat et de gestion administrative
• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité du CNRS
• Savoir informer et rendre compte
• Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Savoir planifier et prioriser son activité
• Savoir travailler en équipe, en binôme, en trinôme

Savoir-faire

• Maîtriser le pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Faire preuve d’un esprit de synthèse

Savoirs-être

• Avoir un bon relationnel avec un public varié (directeurs d'unités, personnels chercheurs et enseignants-chercheurs, IT, délégations régionales, directions fonctionnelles, autres établissements de recherche et d'enseignement supérieur)
• Rigueur / fiabilité
• Réactivité

Contexte de travail

CNRS Sciences humaines & sociales a pour mission de mettre en œuvre et de contribuer à l’élaboration de la politique scientifique du CNRS dans le domaine des sciences humaines et des sciences sociales, en lien avec de nombreux partenaires académiques et institutionnels. Il (co-)pilote environ 300 laboratoires, dans lesquels travaillent 3000 agents CNRS et 9000 agents issus d'autres organismes partenaires. L'Institut réunit une équipe d'une quarantaine de personnes, comprenant une équipe de direction (directrice administrative adjointe, directrices et directeurs adjoints scientifiques, directeur adjoint, directrice), et une équipe de soutien à la mise en œuvre de la politique scientifique, qui interagissent quotidiennement.

L’agent en gestion administrative exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du pôle des CEAS et des Assistants en lien fonctionnel avec l'ensemble de la direction scientifique et de l’équipe en soutien à la mise en œuvre de la politique scientifique de l’institut, au total une quarantaine de personnes. L’agent exerce dans un bureau partagé avec 3 collègues assistants.

Le poste est situé au siège du CNRS desservi par le métro ligne 9, 10 et le RER C. Le siège du CNRS dispose pour son personnel d’un parking à vélo, d’un restaurant administratif et d’un comité d’action sociale.

L’agent exerce au sein d'un pôle dont le fonctionnement repose sur un travail en mode collaboratif. Le travail à distance (télétravail) est possible, dans le cadre de la réglementation en vigueur.