Assistant(e) en gestion administrative au pôle "Accueil, Assistance, Administration" de la DSIU[...]

À propos de nous

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est une université pluridisciplinaire de sciences humaines et sociales accueillant près de 45 000 étudiants répartis en 10 unités de formation et de recherche (UFR), 4 instituts et 10 écoles doctorales sur 23 sites à Paris et en petite couronne. Elle offre un éventail complet de formations d’excellence dans le domaine des sciences juridiques et politiques, des sciences économiques et de gestion, des arts et des sciences humaines. Elle dispose de 37 unités de recherche dont 12 unités propres (UR) et 25 unités mixtes (UMR) en cotutelle principalement avec le CNRS et/ou l'IRD. Elle est impliquée dans de multiples réseaux et structures collaboratives de recherche (GIS, GIP, instituts, Labex, EUR…). Elle compte plus de 1 400 enseignants et enseignants-chercheurs, 1 200 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Mission

L’assistant(e) en gestion administrative réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et financière à la direction du Système d'information et des Usages numériques (DSIUN) de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.

Placé(e) sous l’autorité du responsable du pôle « Accueil, Assistance, Administration », iI(elle) participe, par ses propositions, aux réflexions sur le suivi du fonctionnement administratif et financier de la DSIUN et à l’élaboration de tableaux de bord relevant de son périmètre.

Niveau et nature des responsabilités essentielles

Coordonner les aspects logistiques de la structure.

Activités principales

1. Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion des vacataires au sein d'une structure ou d'un projet.
2. Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux.
3. Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
4. Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
5. Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
6. Assurer le suivi organisationnel (planning / réalisation des heures) des tuteurs informatiques de la DSIUN.
7. Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
8. Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
9. Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.

Profil

Compétences Requises Ou Souhaitées

• Objectifs et projets de l'établissement.
• Techniques de management.
• Gestion des groupes et des conflits.
• Organisation de l'enseignement supérieur.
• Droit public.
• Droit des contrats.
• Environnement et réseaux professionnels.
• Méthodologie de conduite de projet.
• Techniques d'élaboration de documents.
• Connaissances budgétaires générales.
• Finances publiques.
• Techniques de communication.
• Connaissance générale des ressources humaines.
• Compétences linguistiques
• Anglais : A2 minimum.

Compétences opérationnelles

• Réaliser des synthèses.
• Rédiger des rapports ou des documents.
• Créer les conditions favorables à un entretien.
• Evaluer des données financières.
• Élaborer des éléments de langage.
• Concevoir des tableaux de bord.
• Connaître Sifac.
• Maîtriser la suite Microsoft Office.

Profil recherché

Les candidats devront faire preuve d’une expérience réussie dans un contexte similaire.

Niveau d'études minimum requis

DUT, BTS ou diplômes équivalents.

Référence de l'offre : b50tu052ty