Assistant(e) en cabinet H/F

QUI NOUS SOMMES :

Le Cabinet du Premier ministre est composé d'un certain nombre de conseiller(e)s, directeur(rice), chef(fe) de cabinet dont la mission est de mener à bien les différents projets du gouvernement. Les assistant(e)s sont placé(e)s sous l’autorité fonctionnelle des membres du cabinet et rattaché(e)s hiérarchiquement à la direction des services administratifs et financiers (DSAF), plus précisément à la sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT).

L’assistant(e) travaille en brigade, sur un volume horaire de 35h/semaine avec les horaires de brigade suivantes :

• L’assistant(e) du matin effectue les horaires suivants : 08h00 – 15h00 ou 08h30 – 15h30
• L’assistant(e) de l’après-midi effectue les horaires suivants : 14h00 – 21h00

L'assistant(e) assure ses missions au sein d'un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) ou de conseiller(e)s).

MISSIONS :

• La gestion des rendez-vous et planning d'un haut responsable;
• L'accueil téléphonique, le filtrage d'appels et l’accueil des invités;
• Les liaisons en interne et externe;
• La préparation et l'organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...);
• La conception et rédaction de courriers, rapports, notes;
• Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle;
• Le traitement et la transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe;
• La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction;
• Liste non-exhaustive - les missions varient selon les secrétariats et pôles.

PROFIL :

Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 3 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel. Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint…). Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d'organisation.

Connaissances :

• Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage;
• Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,…);
• Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public);
• Expérience en assistanat de Cabinet souhaitée.

Savoir-faire :

• Excellentes compétences en expression orale et écrite;
• S'adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations;
• Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents.

Savoir-être :

• Disponibilité, discrétion, sens du travail en équipe;
• Dynamisme et réactivité, sens de l'organisation.

L'entrée et le travail sur site font l'objet d'une procédure d'autorisation/accréditation par la gendarmerie. Elle est préalable à toute signature de contrat. Poste soumis à habilitation.