Assistant.e du Directeur Général et des chargées de mission (H/F)

Assistant.e du Directeur Général et des chargées de mission (H/F) (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel).

Activités principales

Les missions de l’assistant.e s’articulent autour de 2 axes principaux :

1. Assistant.e du Directeur Général et gestion administrative

• Travaux de secrétariat courants (rédaction de comptes rendus, frappe et mise en forme de courriers, de notes…)
• Gestion de l’agenda informatique : planification des rendez-vous et des réunions
• Gestion du courrier et diffusion au sein des services et des laboratoires
• Traitement des documents à faire signer par le Directeur Général dans le parapheur électronique
• Réception et orientation des appels téléphoniques
• Tri des mails du Directeur Général
• Gestion administrative courante (bons de commande, suivi de la facturation et du budget, carte achat, ordre de mission, …)
• Préparation des dossiers en vue des rendez-vous et des réunions
• Contribution à l’organisation des événements institutionnels (gestion des invitations, mise sous pli)
• Commande de fournitures

2. Appui aux chargé.e.s de mission

L’assistant.e du DG fournira un appui logistique et administratif aux chargé.e.s de mission dans la mise en œuvre de leurs projets :

• Point d’entrée des chargé.e.s de mission auprès des services du secrétariat général
• Gestion administrative courante (bons de commande, suivi de la facturation, ordre de mission, …)
• Aide à l’organisation de réunions (réservation de salle, création de sessions Zoom, …)

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le poste est rattaché au Directeur Général. Le/la titulaire du poste est placé.e sous la responsabilité directe du Directeur Général.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

• Bonne connaissance des rouages administratifs de l’école et du fonctionnement de ses instances
• Maîtrise de l’orthographe/ grammaire
• Bonne culture générale

Savoir-faire opérationnel

• Aisance dans l’utilisation des techniques de secrétariat
• Bonne méthode de classement

Compétences numériques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de messagerie sous Windows et Mac et utilisation courante d’internet

Compétences linguistiques

• Bonne maîtrise de l'anglais

Savoir-être

• Discrétion, devoir de réserve, confidentialité
• Savoir gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité
• Respect des délais et des plannings
• Rapidité d’exécution et rigueur dans la finition
• Sens de l'initiative
• Organisation et méthode
• Excellente expression orale et écrite
• Sens du travail en équipe

Modalités de recrutement

Modalités de Recrutement

Catégorie : B

Filière : Administrative

Corps : Secrétaire administratif

Le poste est à pourvoir :

• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques;
• par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées.

Modalités de candidature

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : recrutement@espci.fr en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires).