Assistant(e) du directeur des services techniques - Mairie de PARMAIN

Assistant(e) du directeur des services techniques - Mairie de PARMAIN

Placé sous l'Autorité du Directeur des Services Techniques (DST), vous aurez pour missions :

Missions administratives et d'accueil :

1. Réceptionner le courrier et l'enregistrer
2. Rédiger les courriers (mettre à la signature et expédier)
3. Rédiger et suivre les arrêtés en lien avec les pouvoirs de police du Maire
4. Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
5. Recueillir les demandes, traiter et diffuser les informations
6. Gérer les requêtes des administrés
7. Trier, classer et archiver les documents
8. Gérer les demandes d'intervention, interface entre la mairie, les différents services (écoles, accueils de loisirs, bibliothèque...) et les différents prestataires et fournisseurs
9. Suivre les demandes concernant l'environnement (élagage des arbres ...)
10. Gérer la flotte automobile (carte essence, contrôle technique, assurance)
11. Déclarer et suivre les sinistres (assurance)
12. Répondre aux demandes du centre technique municipal

Gestion financière et marchés publics :

1. Suivre les bons de commande et les factures
2. Établir les bons de commande en l'absence du service financier
3. Établir et suivre les dossiers de subventions des services techniques
4. Établir les tableaux de bord et suivre les échéanciers
5. Suivre et renouveler les contrats
6. Suivre les marchés en cours, les dates de renouvellement ou de fin de marché

En lien avec le DST :

1. Lancer les procédures et préparer les DCE, mettre en œuvre les mesures de publicité adaptée, préparer et assurer le secrétariat des commissions d'appel d'offre
2. Rédiger les rapports de présentation, préparer les dossiers pour le contrôle de légalité
3. Informer les candidats non retenus
4. Notifier les marchés aux entreprises
5. Assister le DST dans le contrôle du respect des obligations réglementaires et mettre en œuvre les procédures de régularisation ou de sanction

Missions secondaires :

1. Enregistrer, saisir les dossiers sur la plate-forme de dématérialisation
2. Classer de manière appliquée et soignée les pièces des dossiers d'urbanisme
3. Tenir les registres et les affichages
4. Transmettre au service instructeur
5. Suivre les demandes de complément de dossier
6. Assurer le suivi des dossiers de retour d'instruction (contrôler et mettre à la signature les arrêtés, notifiés aux pétitionnaires, envoyer aux différents services...)

Profil recherché

- Sens de l'accueil, du contact et du travail en équipe
- Organisation, méthode et rigueur
- Capacité d'adaptation selon l'interlocuteur

Savoir être :
- Calme et diplomatie
- Sens du dialogue
- Réactivité
- Rigueur
- Discrétion
Savoir-faire :
- Savoir appliquer et contrôler le respect de la règlementation liée à ces missions
- Savoir analyser et gérer les situations en lien avec la hiérarchie
- Reporting aux collègues et à la hiérarchie
- Aptitude rédactionnelle
- Aptitude à manier les textes législatifs et règlements relevant des missions de ce poste
- Maîtrise de l'outil informatique, pack office, (connaissance du logiciel Cart@ds appréciée)
- Techniques d'organisation et de classement, gestion de son temps

Qui sommes-nous?

5700 habitants
Communauté de communes de la vallée de l'Oise et des 3 forêts