Assistant·e direction DSIN

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Institut National Polytechnique de Toulouse

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : Non renseigné (fourchette indicative pour les contractuels)

• Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management : Non renseigné
• Télétravail possible : Oui

Responsabilités principales :

Suivi financier et budgétaire :
- Suivi et mise à jour des budgets alloués aux projets informatiques et aux dépenses opérationnelles.
- Suivi des processus de facturation, de validation et de suivi des paiements des fournisseurs.

Gestion administrative et contractuelle :
- Gestion, suivi et archivage des contrats avec les fournisseurs de services informatiques.
- Coordination avec les équipes juridiques et les achats pour garantir la conformité des contrats.
- Renouvellement des contrats et négociation des avenants si nécessaire.

Reporting et aide au pilotage :
- Définition, création et mise à jour des tableaux de bord pour le suivi des activités de la DSIN, notamment en environnement Power BI.
- Collecte et structuration des données pour alimenter les indicateurs clés de performance (KPI).
- Analyse des données pour appuyer les décisions stratégiques et opérationnelles.

Gestion des assets :
- Suivi de l’ensemble des assets informatiques (matériels, logiciels, licences, infrastructures - lien plateforme Empirum)
- Coordination avec les équipes techniques pour garantir la conformité et l’optimisation de l’utilisation des assets.

Organisation et communication :
- Rédaction des comptes-rendus de réunions, synthèses et rapports d’activités.
- Planification et organisation logistique des réunions, ateliers ou événements liés à la DSIN.
- Participation à la gestion de la communication interne.

Gestion et promotion du catalogue de services :
- Maintien à jour du catalogue des services proposés par la DSIN.
- Élaboration de supports de communication pour promouvoir les services auprès des utilisateurs internes.
- Réception et traitement des retours utilisateurs pour l’amélioration continue des services.

Participation au développement d’un corpus d’information pour exploitation par une IA :
- Participation à la création d’un corpus structuré et centralisé d’informations (documentation technique, rapports, bases de données, base de connaissance issue du helpdesk etc.).
- Collaboration avec les équipes concernées pour préparer les données nécessaires à la mise en place d’une solution d’IA de type Retrieval Augmented Generation (RAG).
- Suivi des étapes de collecte, participation au nettoyage et structuration des données pour garantir leur pertinence et leur qualité.

Profil recherché

Compétences techniques :

Organisation et priorisation : Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et respecter les délais.
Excellentes compétences en communication écrite.

Techniques :
- Maîtrise avancée des outils bureautiques
- Bonne connaissance des outils de Business Intelligence, notamment Power BI.
- Familiarité avec les concepts de gestion des données et des systèmes d’information.

Esprit d’équipe :
- Aptitude à collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires, tout en étant capable de travailler de manière autonome.

Compétences financières et contractuelles :
- Bonne connaissance des principes de gestion budgétaire, de facturation et de gestion contractuelle.

Adaptabilité :
- Capacité à évoluer dans un environnement en constante mutation, avec des priorités changeantes.
Une 1ère expérience serait un plus.

Localisation

Localisation : 6 allée Emile Monso 31029 Toulouse Cedex 4

Éléments de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Qui sommes-nous ?

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

Descriptif du service

L’assistant(e) de direction de la DSIN joue un rôle clé dans le suivi financier, la gestion administrative et contractuelle, ainsi que le reporting et l’optimisation des processus internes. Il/elle contribue activement à la gestion des assets informatiques, à la promotion des services DSIN, et au développement d’un corpus d’informations structuré en vue d’une exploitation par une intelligence artificielle générative. Ce poste requiert rigueur, autonomie, et une forte capacité à collaborer au sein d’un environnement technologique en constante évolution.

Statut : Emploi pérenne ouvert aux titulaires par voie de mutation, détachement, mise à disposition et aux contractuels (12 mois renouvelable).

Rémunération : Selon la grille de rémunération et expérience.

Avantages :
- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage)
- Campus accessibles en transport en commun
- Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale…)
- Complémentaire santé prise en charge à hauteur de 15€
- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein
- Possibilité d’organiser son temps complet sur 4,5 jours
- Possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours
- Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents
- Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours)
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.

Vacant à partir du 03/02/2025.

Assistante fonctionnelle / Assistant fonctionnel.