Assistant-e de formation H/F

Assistant-e de formation H/F

Date Limite Candidature : jeudi 16 janvier 2025 00:00:00 heure de Paris

Informations générales

Réservé uniquement aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI)
Intitulé de l'offre : Assistant-e de formation H/F
Référence : MOY100-MOBINT-J96001
Lieu de travail : VILLEJUIF
Institut : DGDR - Direction générale déléguée aux ressources
Date de publication : mercredi 4 décembre 2024
Session : Campagne Hiver 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en ingénierie de formation continue

Missions

L'assistant(e) de formation assure l'ingénierie formation d'un portefeuille d'actions de formation régionales au bénéfice des 5 Délégations Franciliennes et des actions nationales pour les commanditaires de l'établissement (Directions Fonctionnelles, Instituts, MITI). Il/elle collabore et apporte son appui aux chargé(e)s d'ingénierie de formation et d'ingénierie pédagogique dans la mise en œuvre et le suivi des actions de formation dont ils/elles ont la responsabilité.

Activités

1. Mettre en œuvre des actions de formation (gestion logistique, gestion des inscriptions, gestion des conventions de formation, gestion des prestataires et formateurs internes...)
2. Évaluer des actions de formation et proposer si besoin des actions correctives
3. Assister la chargée d'ingénierie de formation et d'ingénierie pédagogique dans l'élaboration et le suivi des actions de formation collectives et des actions nationales de formation
4. Gérer les aspects administratifs (convocations, mise à jour de l'outil et des tableaux de bord...)
5. Gérer les aspects budgétaires des actions de formation (bons de commande, service fait, workflows et suivi de factures, suivi du budget par portefeuille)
6. Assurer le suivi du budget de la formation en interaction avec la Cellule de Pilotage et de Contrôle de Gestion (CPCG) et de la responsable du pôle
7. Structurer et diffuser l'information sur les actions de formation
8. Communiquer auprès des différents publics
9. Suivre le traitement des dossiers avec les services internes, les fournisseurs et les Délégations Régionales
10. Avoir un rôle d'interface avec les partenaires internes (notamment la CPCG, le SFC, l'informatique, la DRH/SFIP...), les Délégations Régionales et les prestataires.

Compétences

Savoirs :
- Connaissance générale en matière de formation continue
- Connaissance générale en gestion financière et budgétaire

Des connaissances sur les outils et méthodes de l'ingénierie de formation constituerait un atout.

Savoirs faire :
- Maîtriser l'environnement bureautique classique (Pack office 2016)
- Maîtriser les outils de gestion de formation et de gestion budgétaire : comme par exemple SIRHUS, Geslab, Core...
- Maîtriser les techniques de présentations orales et écrites
- Avoir des connaissances sur les techniques de gestion administrative et budgétaire
- Savoir planifier les activités en tenant compte des priorités, des échéances et des imprévus
- Savoir rendre compte de son activité
- Savoir concevoir des tableaux de bord.

Savoirs-être :
- Avoir le sens du travail en équipe, de la diplomatie et de la confidentialité
- Avoir de bonnes qualités relationnelles, le sens de l'écoute et du service
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Être réactif/ve et orienté/e solution.

Contexte de travail

Le service mutualisé d'Ile-de-France, rattaché à la délégation Ile-de-France Villejuif, a été créé au CNRS en 2015 pour optimiser les ressources au bénéfice des délégations régionales franciliennes, tout en conservant la qualité aux usagers et en développant une expertise. Ce service intervient dans les domaines de compétence suivants : formation, achats, informatique et patrimoine immobilier/logistique au service des 5 délégations régionales d'IDF. Le pôle formation du service mutualisé prend en charge, au bénéfice de l'ensemble des délégations régionales d'IDF, l'ingénierie de formation, la mise en œuvre et l'évaluation des formations collectives répondant aux besoins de formation identifiés par les 5 délégations régionales. Dans ce cadre, il planifie et coordonne des actions de formation qui sont déployées sur les sites représentatifs de la région IDF : Ile-de-France Gif-sur-Yvette, Ile-de-France Meudon, Ile-de-France Villejuif, Paris Centre et Paris Normandie. L'assistant(e) de formation travaille au sein d'une équipe composée de 2 ou 3 personnes : une coordinatrice et une assistante formation. Il/elle dépend hiérarchiquement de la Responsable de pôle et fonctionnellement de la coordinatrice de l'équipe. Le télétravail est autorisé, dans la limite de la réglementation du CNRS et sous réserve de l'accord de votre responsable hiérarchique. Un parcours de formation est mis en place au sein du pôle formation IFSEM pour tous les nouveaux arrivants, avec notamment la mise en place d'un tutorat. La délégation Ile-de-France Villejuif est localisée sur le site du Campus CNRS au 7 rue Guy Môquet à Villejuif, à 10 minutes à pied d'une station de métro. Elle dispose, pour son personnel, d'un restaurant d'entreprise, d'un parking et d'un espace de stationnement de vélos. Il/Elle se déplacera en IDF fréquemment et de façon occasionnelle en province pour participer à des séminaires de formation ou autres manifestations.