Assistant(e) de Direction Mars Petcare & Food (H/F/X)

Job Description:

Assistant(e) de direction Mars Petcare & Food (H/F/X)

Localisation : Paris, Saint Denis de l'Hotel (proche Orléans)

Segment : Mars Petcare & Food

Type de contrat : CDI

Ce rôle accompagnera tous les membres de la Leadership Team cluster France Benelux (ainsi que le DG Food) dans les activités précitées.

Les missions d’accompagnement et de support de la Leadership Team Cluster France Benelux auront un impact :

• Sur la qualité de l’image de marque de la société et du Groupe Mars en interne et en externe
• Sur la qualité du support aux membres de la LT
• Sur la communication/relations entre les Associés, la prise en compte des demandes et/ou échanges d’informations

Quel profil recherchons-nous?

• Formation Assistante de Direction / Bilingue – BAC +2 [non obligatoire, l’expérience sera privilégiée à défaut]
• Bonne maîtrise de l’anglais professionnel (écrit/oral)
• Connaissance et maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Quelles seront vos principales responsabilités ?

1 - Support aux membres de la Leadership Team Cluster France Benelux :

• Gestion / organisation des agendas : planifie les dates importantes en début d’année, traite les demandes en fonction des priorités et besoins de la LT, anticipe les conflits d’agendas
• Tenue de l’agenda du Cluster leader : enregistre toutes les dates connues à l’année, les RdV, programme les préparations en amont des événements importants, répond aux demandes de RdV / invitations, planifie tous les RdV récurrents, gère les demandes et modifications d’agenda avec ses homologues FR/EU
• Support au cluster leader pour maximiser son efficacité.
• Support agenda du DG Food : meetings du cycle, slots équipe, trajets STD
• Organisation des activités et événements (nationaux / internationaux) liés au business tels que la logistique des visites marché
• Suivi / coordination de l’information auprès des membres de la LT : gestion des RdV, planning hebdo pour diffusion, planning des congés, courriers/scans/impressions, demandes spécifiques
• Proposition d’améliorations pour l’efficacité et l’engagement de l’équipe de direction
• Assistance aux membres de la LT dans leurs tâches administratives, coordination des déplacements, inscriptions à des conférences, réservations de salles
• Intégration des nouveaux membres de la LT incluant le support à l’organisation de leur programme d’induction
• Assistance au CMT Project Mgr pour coordonner les réunions lors de situation de crise
• Assurance de l’excellence opérationnelle lors des événements spécifiques
• Organisation des formations en collaboration avec le Dir Juridique
• Suivi des abonnements - commandes matériels, fournitures, cartes de visite
• Traductions
• Facilitation de la vie pratique de la LT

• 2 – Support administratif global :

• Coordination et organisation des différentes visites / réunions sur site
• Veille à la qualité de l’environnement de travail et remonte les améliorations potentielles
• Support à la réservation des salles
• Gestion de l’information : courrier arrivée, ventilation information orale / écrite
• Support à l’organisation des petits déjeuners nouveaux / promus trimestriels
• Responsable des accès aux différents Sharepoints LT / Teams
• Assurance de la mise à jour des listes de diffusion société / business
• Gestion des documents (classement / archivage)
• Support technique LT ou Associés
• Membre de l’IT Forum : identification des problèmes à résoudre pour les utilisateurs
• Navette Gare – STD pour les commuters : gestion fichier pour les nouveaux commuters
• Support aux divisions en général

Ce que vous pouvez attendre Mars?

• Travaillez avec plus de 140 000 associés diversifiés et talentueux, tous guidés par les cinq principes.
• Rejoignez une entreprise motivée, où nous nous efforçons de construire le monde que nous voulons demain, aujourd’hui.
• Un soutien de premier ordre en matière d’apprentissage et de développement dès le premier jour.
• Un salaire et des avantages sociaux compétitifs dans l’industrie.