Assistant(e) de direction - MAIRIE DE ROMBAS

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné Afficher la rémunération pour les fonctionnaires

• Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible : Non

Au sein de la Direction Générale et sous l'autorité de la Directrice générale des services, vous assurerez les missions principales suivantes :

1. Accueil et tenue du Secrétariat du Maire, du DGS et du 1er Adjoint au Maire.
2. Apporter une aide permanente au chef de l'exécutif.
3. Assurer un secrétariat de direction, rédiger des courriers de réponses en direction d'administrés, de partenaires, ...
4. Organiser l'agenda du Maire et du DGS, veiller à la cohérence de ceux-ci et orienter l'information transverse en direction des services.

1- Réceptionner, traiter et diffuser l'information :
Enregistrer le courrier départ/arrivé, diffuser les informations aux élus et aux services, envoyer les courriers produits par le Maire, les DGS, le 1er Adjoint et établir leurs correspondances.

2- Garantir l'agenda du Maire et du DGS :
Prendre les rendez-vous, préparer les dossiers si besoin est.

3- Assurer le secrétariat du Maire et de ses adjoints :
Consigner et répondre aux doléances des usagers avec le DGS, prendre les rendez-vous, tenir l'agenda commun, rechercher et diffuser des informations, préparer des notes de services, arrêtés (non techniques et ressources humaines) et des décisions du Maire, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser les réunions : convocation, ordre du jour..., redistribuer les parapheurs signés, rédiger et gérer le courrier du Maire et des élus avec le DGS, garantir la gestion de la base de données de contacts (protocole, journalistes, ...).

4- Interface avec le secrétariat général :
Garantir les parapheurs, accompagner les assemblées, instances et commissions.

5- Assistance cabinet :
Avant-projet discours, préparer des dossiers pour l'exécutif.

6- Conseil Municipal :
Préparer le dossier préparatif au Conseil Municipal + envoi, préparer les délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus sommaires, dématérialiser les actes (suivi en Préfecture), préparer les registres des délibérations du Conseil Municipal.

7- Noces :
Réception du formulaire, commande de fleurs - cadeaux (lampe + livre) - emballage.

8- Suivi et Gestion des sinistres :
Réception des pièces des sinistres (photos, constats...), déclaration aux assurances, suivi des sinistres, relances des assurances, réception et distribution des cartes vertes des véhicules.

9- Activités juridiques :
Rédaction des conventions, contrats et baux divers liés à l'activité de la commune, instruction et gestion des marchés publics.

Profil recherché

• Niveau Bac + 2 minimum
• Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics
• Maîtriser la rédaction administrative
• Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
• Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• Respecter les délais réglementaires
• Maîtrise de la prise de notes
• Connaître la règlementation en matière de marchés publics et savoir l'appliquer
• Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
• Aptitude au travail transversal (poly compétence)
• Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités
• Être organisé, rigoureux et méthodique
• Être efficace
• Expérience similaire souhaitée

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, prime de vacances.
Contrat Mutuelle et Prévoyance avec participation de l'employeur.
Poste à temps complet.

Adresser lettre de candidature manuscrite + CV + photo à
Monsieur le Maire de Rombas
Place de l'Hôtel de Ville
57120 ROMBAS.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur.

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/05/2025.

Assistante / Assistant de direction.