Assistant(e) de direction H / F CDD 18 mois

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Femme de Ménage • Argenteuil

Dernière mise à jour: il y a 12 heures

• Offre sponsorisée
• Nouvelle offre

Description de poste

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

CIVIPOL est l’opérateur de coopération technique du ministère de l’Intérieur à l’international agissant sur les enjeux fondamentaux de la sécurité intérieure des Etats : l’identité, le contrôle des flux et l’empreinte territoriale. En tant que société de droit privé en charge d’une mission de service public, CIVIPOL appuie les Etats étrangers dans leur démarche de consolidation de leur sécurité intérieure et d’affirmation de leur souveraineté depuis 20 ans. CIVIPOL intervient à l’étranger sur les thématiques d’état civil, migrations, administration publique, réforme du secteur de la sécurité et lutte contre la criminalité, en partenariat avec la Commission Européenne, la Banque Mondiale, l’ONU, les gouvernements français et étrangers et les entreprises françaises.

POSTE ET MISSIONS

Le ministère de l’intérieur est un acteur engagé dans les projets européens d’animation de réseaux des polices européennes et mondiales, dont la France assure parfois la Présidence. Dans le cadre de la mise en œuvre des projets européens finançant les réseaux des forces de l’ordre européennes et internationales, CIVIPOL recherche un chargé de projet pour assurer la logistique de ces réunions de coordination en présentiel à travers l’Europe.

Les réseaux concernés sont :

• AMON : Anti Money Laundering Network
• CARIN : Camden Asset Recovery Inter-agency Network
• RAILPOL : European association of railway police forces
• Consulassist : projet de formation des autorités consulaires à la fraude documentaire dans le cadre du réseau ENILO : European network of Immigration Liaison Officers

Pour AMON, CARIN & RAILPOL, la France assure la Présidence du réseau pour une ou plusieurs années et la gestion du financement européen; Consulassist est un projet porté par la France soumis aux financements du réseau ENILO.

Le poste assurera la logistique des activités sur la période -.

AMON & CARIN organisent 3 steering committees (15-20 représentants) par an et 1 Assemblée générale annuelle (à personnes) se déroulant en Europe. RAILPOL s’organise en groupes de travail (10 à 30 représentants) se réunissant plusieurs fois par trimestre. Consulassist organisera des formations dans plusieurs régions du monde (soit une trentaine d’évènements).

Les missions du poste sont :

1. Organiser, avec la Présidence & le secrétariat des projets, les réunions ou formations, soit : réservation des salles de réunions, réservation des nuitées d’hôtel, réservation des repas / pauses cafés et autres évènements sociaux, ainsi que le suivi de la facturation;
2. Organisation logistique des délégations, soit : préparation des livrets d’accueil et d’organisation; réservation des billets d’avion, versement des per diem ou remboursement des frais de mission;
3. Relation avec la représentation du Ministère de l’intérieur et des outre mers au sein du réseau : choix des dates de réunion, expression des besoins et validation du choix des prestataires (hôtels), du nombre de réservations et autres besoins logistiques autour des évènements;
4. Archivage des justificatifs (factures, émargement, justificatifs de voyage, justificatifs de paiement, etc…);
5. Avec le responsable de projet siège de CIVIPOL : suivi de la consommation du budget de chaque projet et appui à la préparation des rapports financiers (y compris audits éventuels) et narratifs (internes mensuellement & annuellement auprès du bailleur européen).

PROFIL ET COMPETENCES

• Expérience pertinente en gestion d’évènements et logistique des voyages.
• Aptitudes à manipuler des données financières;
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation, aisance relationnelle;
• Aptitude au travail en équipe;
• Excellentes capacités de communication et d’expression orale (FR et ENG) et capacités rédactionnelles;
• Anglais indispensable (lu, écrit, parlé).
• Pack office indispensable, en particulier Excel;
• Connaissance de l’ERP un plus;
• Connaissance du fonctionnement des réseaux professionnels européens et leur animation sera considéré comme un avantage.

Localisation du poste : siège de CIVIPOL

Date de début de prise de poste : Le poste est à pourvoir dès que possible, jusqu’au 31 / 12 / (possible prolongation en si renouvellement des financements).

Période d’essai de 4 mois - Temps plein – 24 mois