Assistant(e) de direction H / F

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Descriptif de l'employeur

La direction de Veille et Sécurité Sanitaire assure la surveillance sanitaire, dans une perspective d’anticipation et d’action précoce, et veille à la prise en charge des alertes et situations exceptionnelles. Elle organise en lien avec les agences nationales le dispositif des Vigilances sanitaires.

La cellule régionale d’hémovigilance est chargée de veiller à l’application du dispositif d’hémovigilance et de sécurité transfusionnelle et à l’animation du réseau d’hémovigilance sur la région. Elle inscrit ses missions dans le cadre du Réseau Régional des Vigilances.

L’assistant.e assurera le secrétariat et l’assistance administrative spécifique de l’hémovigilance auprès de la cellule de coordination régionale d’hémovigilance composée de 3 médecins.

Il / elle est intégré.e dans l’équipe administrative de la Direction de la Veille et Sécurité Sanitaire afin de faciliter la permanence des missions et leur bonne intégration dans les politiques d’amélioration de la sécurité des prises en charge.

Activités essentielles

Sous l’autorité de l’assistante de Direction de la DVSS et en lien avec les coordonnateurs régionaux d’hémovigilance, l’assistant.e aura pour mission d’assurer le secrétariat et l’assistance administrative spécifique de l’hémovigilance et de contribuer au bon fonctionnement du dispositif de veille et de vigilance sanitaire.

Les missions sont les suivantes :

• Secrétariat :
• Accueil téléphonique
• Préparation des réunions, colloques, webinaires
• Mise en forme de documents et de courriers
• Gestion de la logistique (commandes de fournitures etc…)
• Gestion du courrier
• Prises de notes et rédaction comptes rendus
• Préparation des parapheurs pour mise à la signature des directeurs (DVSS, DG……)
• Prise en charge de certaines fonctions en Ressources humaines (frais de déplacement, ordres de missions, congés, formations, congrès……)
• Hémovigilance :
• Suivi des dossiers en cours : relance ES, activité transfusionnelle, dossiers dépôts de sang, rapports d’inspection …
• Participer aux renouvellements des autorisations des dépôts de sang : réception et classement des dossiers
• Suivi des échéances de renouvellement des dépôts, SROTS, activité transfusionnelle, bilans périodiques
• Classement et archivage des dossiers spécifiques hémovigilance et des dépôts
• Gestion et mise à jour de l’espace collaboratif mutualisé interne ARS
• Gestion des bases de données :

• Mise à jour des données des Etablissements de santé et des dépôts

• Renseigner les réunions nationales et régionales

• Importation des données du bilan régional d’hémovigilance annuel

• Vérification de la cohérence des données au niveau de la base avec le fichier ES envoyé par l’ANSM.

• Extraction des données en vue de la préparation du bilan transfusionnel

• S’assurer en continu de la concordance entre les données des correspondants d’hémovigilance renseignés avec e-base.

Profil recherché

Agent technique ou administratif Catégorie B