Assistant(e) de direction du Directeur général H / F

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant(e) de direction du Directeur général H / F

Descriptif de l'employeur

Le cabinet du Directeur général a pour mission de sécuriser l'activité de la direction générale, de traiter les sujets sensibles ou réservés et de faciliter la circulation de l'information au sein de l'Agence. Il est composé de deux entités : la chefferie de cabinet ainsi que le pôle Inspection audit.

Placé sous l’autorité de la cheffe de cabinet et au sein d’une équipe complète de trois personnes, l’assistant(e) de direction assiste le Directeur général et son adjointe dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Organisé(e), autonome, dynamique, rigoureux et garant(e) de la confidentialité absolue des dossiers, l’assistant(e) assure également un rôle d’interface avec l’ensemble des directions de l’agence et des partenaires extérieurs.

Activités essentielles

La fonction s’exerce en étroite collaboration avec la cheffe de cabinet. Elle nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les sollicitations nombreuses provenant de l’Agence, de l’extérieur ou des responsables hiérarchiques.

Prendre en charge le secrétariat courant de la direction :

1. Assister le Directeur général en première intention et la Directrice générale adjointe en seconde intention dans la gestion de leur activité quotidienne : Agenda, planifier les rendez-vous, réunions, déplacements ;
2. Assurer le suivi logistique des déplacements ;
3. Veiller les différentes boites mails fonctionnelles et orienter les demandes ;
4. Assurer la constitution des fonds de dossiers ;
5. Evaluer, signaler et orienter les urgences ;

Participer à l’organisation générale du secrétariat (classement, archivage de documents…)

1. Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels ;

Profil recherché

BTS Assistant de direction minimum / BAC + 2

Expérience avérée de 15 ans sur un poste similaire

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Statut du poste

Vacance à venir

Temps de travail

Date du début du contrat

Rémunération

selon profil du candidat et cadre de gestion de la FPE