Assistant(e) de Direction - Direction générale F / H

L’École polytechnique (surnommée l'X), est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial, fondée en 1794 au cours de la révolution française. Il s'agit d'une École militaire, elle est placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d'ingénieurs : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont des unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche et innovation. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École, notamment avec le lancement en 2015, d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.

Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements-chercheurs, de son personnel et d'amener toujours plus d'étudiants vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité sociale et de genre et de l'égalité Femmes-Hommes.

L’École polytechnique agit sur les grands enjeux du développement durable. En tant qu’acteur responsable, elle met avec ses partenaires de l’Institut Polytechnique de Paris, l’enseignement, la recherche et l’innovation au service de la connaissance sur l'évolution des écosystèmes, du changement climatique et de l’élaboration de solutions pour promouvoir une prospérité durable et inclusive qui réponde aux besoins présents sans compromettre l’avenir des futures générations.

Le secrétariat de la Direction Générale assure le soutien administratif et organisationnel de la Directrice Générale de l’École polytechnique, également Présidente par intérim. Il est composé de deux agents dont le présent poste.

À l’interface entre la Direction Générale, la Présidence, les membres du cabinet, les directions internes et les partenaires de l’École polytechnique, le secrétariat joue un rôle central de coordination, de veille et de fiabilisation des processus. Il est à l’interface avec des entités de premier ordre et garantit la continuité des fonctions exécutives et la fluidité du fonctionnement de la gouvernance.

Vous aurez pour rôle de contribuer au bon fonctionnement de la Présidence / Direction générale en assurant, dans un environnement exigeant et stratégique, un appui administratif, organisationnel et logistique de haut niveau.

A ce titre, vous assurerez les missions principales suivantes :

• Assurer la gestion quotidienne d’un agenda complexe et à forte volumétrie, impliquant une coordination étroite avec le cabinet, les services de direction, les partenaires institutionnels et les tutelles. Visant à garantir une organisation fluide, cohérente et sécurisée de l’emploi du temps de la Directrice générale ;
• Filtrer et organiser le traitement des courriers électroniques et des sollicitations adressées à la Directrice générale, selon leur nature, leur urgence et leur degré de confidentialité ;
• Participer à l’organisation logistique des réunions, rendez-vous et événements impliquant la DG : réservation de salles, transmission des informations d’accès, commandes de prestations (repas, pauses), accueil des invités, mise à disposition des documents de travail ;
• Organiser les déplacements professionnels de la Directrice générale en France comme à l’international : coordination avec les services compétents, gestion des réservations, constitution des dossiers logistiques ;
• Assurer le support administratif du cabinet : notes de frais, commandes de fournitures, gestion des congés ;
• Gérer l’ensemble du courrier entrant et sortant : réception, tri, préparation des documents à la signature, mise en forme selon la charte graphique et archivage ;
• Élaborer, relire et mettre en forme des documents administratifs ou institutionnels (correspondances, notes, relevés de décision, supports de présentation) ;
• Assurer le suivi opérationnel des actions ou décisions confiées par la Directrice Générale : coordination avec les interlocuteurs concernés, traçabilité des actions menées, compte rendu de l’état d’avancement.

Un appui occasionnel peut être apporté aux membres du cabinet pour l’organisation de réunions ou d’autres tâches d’appui.

Activités complémentaires :

• Contribuer à la coordination de réceptions, cérémonies ou événements protocolaires, en lien avec le cabinet et les services concernés ;
• Participer à la veille sur l’actualité institutionnelle, notamment en lien avec les partenaires ou tutelles ;
• Servir de relais de coordination entre les directions internes ou avec des partenaires extérieurs, à la demande de la Directrice Générale.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler en étroite collaboration avec les autres écoles d’IP Paris et sur des projets et tâches partagées.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie A) ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle...)

Vous êtes notre perle rare car :

Vous justifiez soit de 5 années d’expérience minimum dans un emploi à responsabilité équivalente et soit êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur.

Le poste s’inscrit dans un environnement exigeant, dynamique et en constante évolution, au cœur des enjeux stratégiques de l’École polytechnique.

Polyvalent(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous devrez faire preuve de discrétion, d’adaptabilité et de professionnalisme, pour répondre avec efficacité à la diversité des sollicitations internes et externes.

Une expérience préalable dans le champ de l’enseignement supérieur, de la recherche ou dans un environnement international serait appréciée.

Une maîtrise de l'anglais est demandée.