Assistant.e de Direction - Département Collecte et production F / H

Direction - Autre métier Direction générale - Dir. Filiale

Intitulé du poste : Direction - Département Collecte et production F / H

Temps de travail : Temps plein

Date de prise de poste envisagée : Dès que possible

Rémunération : Selon profil

Description de la mission :

Département Collecte et production

Sous la Responsabilité de la Directrice adjointe de l'établissement, vous optimisez l'organisation du département Collecte et Production à travers le suivi de l'activité (indicateurs, tableaux de bord) ainsi que le traitement et la diffusion d'informations et de documents. Vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions et assurez l'actualisation des modes opératoires.

• Concevoir des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord, des indicateurs, des plans d'action, les suivre et les mettre à jour ;
• Assurer le suivi de dossiers spécifiques ou de projets selon les besoins de votre département.
• Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements professionnels du personnel du département et de la Directrice ;
• Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendu, plan d'action et suivi ;
• Filtrer les appels téléphoniques, assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs / personnels ;
• Assurer la gestion du courrier : rédaction, distribution, suivi des réponses et des échéances associées ;
• Centraliser et réaliser les commandes de matériel et fournitures nécessaires au département et vérifier la conformité des livraisons ;
• Rédiger des supports de communication internes : rapport, compte rendu, note, support de présentation ;
• Assurer la diffusion des informations en interne : décision, notes ;
• Assurer l'actualisation des modes opératoires et des procédures ;
• Assurer le classement et l'archivage.

Vous aurez également ponctuellement à remplacer votre doublon dans le pool d'Assistants(es) de département lors de ses absences.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d'un diplôme en Assistanat (commerciale, marketing ou assistanat de direction) ou disposez d'une expérience avérée dans un poste avec des missions de suivi d'activité. Sur des tâches diversifiées avec une grande polyvalence, vous devez faire preuve de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'un esprit d'initiative et de résistance au stress ce qui vous permettra de remplir les missions qui vous seront confiées.

Vous êtes reconnu(e) pour votre côté organisationnel et savez prioriser vos tâches. Vous avez le sens de la discrétion.

Vous avez une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite qui vous permet de communiquer de façon claire et précise.

Une maîtrise de l'outil Excel est primordiale pour la tenue du poste (tableaux croisés dynamiques, recherche V, mise en forme).

Conditions de travail :

Niveau d'études min. requis : Diplôme en assistanat

Niveau d'expérience min. requis : de 3 à 6 ans

Atouts : Œuvres sociales du Comité Social et Économique, 28 jours congés payés

Organisation de travail : Hybride (2 jours de télétravail possible / semaine)

Notre politique handicap :

À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation de handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.

Localisation du poste : France, Nord-Pas de Calais, Nord (59)