ASSISTANT(E) de DIRECTION AUPRÈS DU SECRETAIRE GENERAL

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Rectorat de Nice
  Rectorat de l'académie de Nice 53 avenue Cap de Croix 06181 Nice cedex 2
• Localisation : Direction des Services Départementaux de l'Education Nationale du Var

• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
Management : Non renseigné
Télétravail possible : Non renseigné

Rattachement hiérarchique : Secrétaire Général de la DSDEN.

Activités principales :

Secrétariat particulier du Secrétaire Général : Gestion de l'agenda, accueil téléphonique, accueil physique, traitement du courrier, tri journalier des courriers ministériel, rectoral, particulier, préfecture, etc. Sélection et transfert des messages électroniques, organisation de la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions).

Gestion des ressources humaines — personnels administratifs de la DSDEN, du SDJES, des circonscriptions et des CMS. Suivi de la gestion administrative des personnels titulaires et contractuels de la DSDEN, des secrétaires de circonscriptions, des personnels sociaux et de santé. Suivi de la dotation des emplois administratifs des personnels en collaboration avec le secrétaire général. Affectation sur postes et suivi du remplacement des personnels de la DSDEN (SDJES, circonscriptions, CMS), avec le secrétaire général, en relation avec le rectorat.

Traitement des candidatures aux listes d'aptitude, tableaux d'avancement, des entretiens professionnels, évaluations, demandes de mutation, demandes de temps partiel, demandes de télétravail, etc. Etablissement de tous les congés (maladie, maternité, AT, CLM, CLD). Gestion des horaires et des congés (pointeuse). Accueil des personnels nouvellement nommés à la DSDEN du Var.

Autres missions :

Transmission et diffusion d'informations auprès des divisions et des secrétariats de direction. Diffusion des circulaires émanant du rectorat à tout le personnel de la DSDEN et des établissements scolaires. Relation avec les IEN, les chefs d'établissement et les partenaires extérieurs (Préfecture, Conseil Général, Mairies, France travail, enseignants, représentants des personnels, parents d'élèves). Elaboration de l'agenda du C.D.E.N. (Conseil Départemental de l'Education Nationale) en relation avec le cabinet du préfet (mises à jour des membres, convocations, réservations de salle à la préfecture du Var, envoi des documents de travail).

Compétences attendues :

Savoir-faire :
- Maîtriser l'expression écrite et orale.
- Répondre, analyser ou orienter les appels téléphoniques et demandes de renseignements.
- Être à l'écoute et avoir le sens du dialogue.
- Maîtriser des outils informatiques (traitement de texte Word, Tableur Excel).
- Maîtriser les outils de communications (Internet, courrier électronique).
- Savoir respecter la stricte confidentialité des informations.
- Savoir hiérarchiser l'importance des urgences, analyser les situations et proposer des solutions adaptées.
- Avoir le sens des initiatives.

Savoir être :
- Capacité d'écoute.
- Discrétion.
- Faculté d'adaptation.
- Sens du service public.
- Autonomie.

Qui sommes-nous?

Descriptif du service :

Lieu et service d'affectation : Direction des Services Départementaux de l'Education Nationale du Var — 37, rue de Montebello - Toulon.

Envoi d’un CV et d’une lettre de motivation aux deux adresses suivantes :

Organiser la continuité d'un secrétariat en l'absence d'une secrétaire de direction (courriels, téléphone). Maintien d'un secrétariat jusqu'à 17h30 par roulement des secrétariats de la direction. Assurer les permanences de secrétariats pendant les congés des secrétaires.

Vacant à partir du 01/02/2025

Poste : Assistante / Assistant de direction