Assistant(e) de direction au Pôle SGA

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné Afficher la rémunération pour les fonctionnaires

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Vos missions au sein du SGAMI EST, sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale Adjointe:

1. Assurer le secrétariat particulier de la Secrétaire Générale Adjointe (accueil téléphonique et physique, gestion de l'agenda, gestion des déplacements, préparation de ses dossiers quotidiens)
2. Assurer la gestion RH de proximité du pôle SGA constitué de 9 personnes: 2 chargés de mission, un bureau de pilotage de la performance (2 personnes), un bureau de la coordination du courrier (2 personnes), un conseiller de prévention et 2 apprentis (congés, missions, formations, appui logistique), ainsi que celle de la psychologue coordinatrice zonale (SSPO)
3. Traiter les dossiers ponctuels, le courrier arrivée/départ, la rédaction et mise en forme de courriers, notes compte-rendu et diaporamas
4. Contrôler les courriers avant signature de la Secrétaire Générale Adjointe et de la Préfète déléguée
5. Préparer et organiser les déplacements d’autorités
6. Planifier, organiser et suivre les réunions auxquelles participe la Secrétaire Générale Adjointe
7. Apporter un appui à la Secrétaire Générale Adjointe et aux chargés de mission dans la gestion et la coordination des dossiers transversaux du SGAMI
8. Appuyer l’administrateur du logiciel de temps de travail CASPER
9. Aider la chargée de mission lors de la préparation des CSA/FS
10. Coordination et suivi des dossiers de la délégation régionale à Dijon
11. Appui au secrétariat du PDDS
12. Gestion du logiciel de temps de travail CASPER

Votre environnement professionnel :

Le Secrétariat Général Adjoint participe à l'exercice des missions du SGAMI EST en relation avec les services de la zone de défense et de sécurité Est et des directions du SGAMI. Le secrétariat général pour l'administration du ministère de l'Intérieur (SGAMI) est une structure transversale composée de 5 directions:

• Direction de l'Administration Générale et des Finances
• Direction des Ressources Humaines
• Direction de l'Équipement et de la Logistique
• Direction de l'Immobilier
• Direction des Systèmes d'Information et de Communication

Une Délégation Régionale est implantée à DIJON.

Activités du service

Le pôle Secrétariat Général Adjoint assure:

• Des missions de soutien administratif de suivi des dossiers de la préfète déléguée
• L’administration du logiciel CASPER
• Des actions de suivi des dossiers réservés et affaires générales.

Composition et effectifs du service

Le pôle SGA est composé de 9 agents ainsi répartis :

• pôle chargé de missions: 2 agents
• pôle B2PMR: 2 agents, 1 apprentie
• pôle secrétariat: 1 agent
• pôle prévention: 1 agent
• pôle coordination courrier: 2 agents

Liaisons hiérarchiques

La Secrétaire Générale Adjointe du SGAMI Est.

Liaisons fonctionnelles

Ensemble des services de police et de gendarmerie de la préfecture de Zone de défense et de sécurité Est, Préfectures, Administrations centrales.

PRECISION: PAS de TELETRAVAIL

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :

• Connaître l’environnement professionnel : Niveau Maitrise requis
• Avoir des compétences en informatique-bureautique : Niveau Maitrise requis

Savoir faire :

• Savoir s'organiser : Maîtrise requis
• Savoir rédiger : Maîtrise requis
• Avoir l'esprit de synthèse : Pratique requis
• Savoir travailler en équipe : Pratique requis

Savoir être :

• Avoir le sens des relations humaines: Maîtrise requis
• Savoir communiquer: Maitrise requis
• Savoir s’adapter: Maîtrise requis

Vos perspectives :

Ce poste, au cœur de la structure, permet d'avoir une connaissance approfondie de l'activité de l'ensemble des services du SGAMI Est.
L'expérience et les compétences acquises peuvent être valorisées dans la préparation aux examens professionnels et concours interne.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Éléments de candidature

Personnes à contacter

sgami-est-drh-secretariat@interieur.gouv.fr