ASSISTANT(E) DE DIRECTION (000114) F/H

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, la Direction Régionale Sud-Est, basée à Vitrolles recrute un :

Assistant de direction F/H

Rattaché(e) au Directeur développement régional ainsi qu'au Directeur régional, vos missions principales seront les suivantes :

Missions assistanat de direction :

1. Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
2. Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
3. Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
4. Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
5. Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
6. Coordonner l'organisation de l'événementiel lié au service : séminaires, rencontres client, salons etc.
7. Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes et veiller à leur installation sur site (parking, badges, accès…)
8. Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information
9. Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
10. Mettre en place un système de classement et d’archivage accessible, mettre en forme des documents
11. Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
12. Assurer la gestion des commandes de fournitures
13. Saisir les notes de frais, les contrôler, les approuver

Missions assistanat commerciale :

1. Réceptionner et transmettre quotidiennement les parutions d’appels d’offres publics
2. Participer à l’élaboration et à la mise en forme de la partie administrative et/ou commerciale des appels d’offres publics ou des consultations privées
3. Réaliser et vérifier le support marketing des offres commerciales de son périmètre
4. Assurer le suivi et le traitement des appels d’offre
5. Contrôler la mise à jour de la conformité des offres, des documents administratifs et des références insérés aux dossiers d’appels d’offres publics ou consultations privées
6. Etre le garant de l'application du process d'identification des offres, de leur construction, leur validation, envoi et archivage.
7. Assurer le support logistique et administratif aux équipes commerciales locales
8. Assurer l'enregistrement et l'archivage des offres commerciales
9. Effectuer la consolidation des indicateurs commerciaux : tableau de bord des devis réalisés, encours, taux de transformation
10. Participer à la réalisation du reporting interne et client

Titulaire d’un Bac+2 (BTS Assistant de direction, Assistant commercial), vous avez une expérience similaire d'au moins 5 ans.

De nature rigoureuse, ayant le sens du service et de l'organisation, vous aimez travailler en équipe.

Vous possédez des capacités rédactionnelles avérées et vous appréciez prendre des initiatives.

Votre rigueur, votre organisation ainsi que votre respect de la confidentialité seront d'importants atouts pour mener à bien votre mission.