Assistant(e) de Direction

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) de Direction !

Présentation GALIAN-SMABTP

GALIAN-SMABTP est le leader français de la garantie financière et l'un des acteurs majeurs en termes d'assurance et de courtage pour les professionnels de l'immobilier.

Acteur indépendant et mutualiste, GALIAN-SMABTP a 50 ans d’expérience et regroupe aujourd’hui près de 10 000 sociétaires auxquels il propose un ensemble de produits et services adaptés afin de les soutenir à développer leur activité.

Activités principales

• Assurer les travaux nécessaires au fonctionnement du secrétariat de la Présidence et de la Direction Générale (agendas mouvants et complexes, planning, déplacements…).
• Assurer l’organisation administrative et logistique des Conseils d’Administration et Commissions, des réunions du Bureau du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale annuelle, du dîner de gala annuel, des réunions des Comités de Direction et Comités Exécutifs, des séminaires CA et Comités de Direction, des réunions des Délégués, de la réunion des Secrétaires de Chambres FNAIM : préparation des ordres du jour, constitution des dossiers, envoi des convocations, organisation des salles, accueil des membres, organisation des soirées….
• Présenter et mettre en forme les documents traités par la Direction Générale.
• Etablir des comptes rendus de réunions.
• Suivre et constituer des dossiers pour les Assemblées Générales de Chambre FNAIM.
• Gérer le suivi des mails, courriers et réclamations.
• Procéder au suivi ainsi qu’à la mise à jour de la base de données des Délégués et des VIPs.
• Constituer et actualiser les dossiers thématiques de classement (numérique).
• Assurer le back-up de l’Assistante de direction en son absence.

Exigences requises

• Diplôme de type BTS assistant(e) de direction.
• Expérience d'au moins 5/10 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur des assurances.

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise des outils bureautiques.
• Excellente communication écrite et verbale.
• Capacité à être multitâches et traiter plusieurs sujets en même temps.
• Gestion d'un secrétariat.
• Organisation de réunions et d'évènements.
• Rédaction de comptes rendus de réunion.
• Aisance naturelle avec les outils informatiques et numériques.

Savoir être

• Discrétion et confidentialité.
• Sens de l'organisation.
• Autonomie.
• Fiabilité.
• Intelligence des situations.
• Dynamisme.
• Rigueur.
• Diplomatie.
• Sens du service.
• Resistance au stress.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Environnement de travail stimulant et convivial.
• Opportunités de développement professionnel continues.
• Rémunération fixe en rapport avec l'expérience du candidat et package salarial attrayant avec de nombreux avantages sociaux (22 jours de RTT, 2 jours de télétravail, mutuelle et prévoyance prises en charge à 100%, intéressement, participation, retraite supplémentaire, CSE etc…).

Processus de Candidature

• Si pertinent, un pré-entretien téléphonique avec le responsable des ressources humaines.
• Un entretien physique avec le responsable des ressources humaines et l'assistante de direction.
• Un deuxième entretien avec le Directeur Général.
• Intégration au sein de GALIAN-SMABTP entre le mois de mai et de juin 2025!